Audit Sistem Informasi adalah sebuah proses yang sistematis dalam mengumpulkan dan mengevaluasi bukti-bukti untuk menentukan bahwa sebuah sistem informasi berbasis komputer yang digunakan oleh organisasi telah dapat mencapai tujuannya.
Tujuan itu antara lain adalah:
1. Pengamanan atas aktiva}
Dukungan sistem informasi berbasis komputer dalam pengamanan aktiva yang terdapat di bagian atau fungsi pengolahan data elektronik, yang meliputi: hardware, software, personel, file data dan pendukung sistem informasi. Hardware dapat saja rusak, data dapat hilang dan masih banyak kemingkinan yang terjadi. Seperti halnya aktiva lain, sistem informasi juga harus didukung oleh suatu sistem pengendalian internal yang memadai. Dukungan sistem informasi berbasis komputer dalam pengamanan aktiva
juga tidak terbatas hanya pada assets bagian PDE saja, tetapi meliputi juga bagian-bagian lain dalam organisasi.
=2. Pemeliharaan atas integritas data. Integritas data (data integrity) di dalam sebuah sistem informasi berbasis komputer mempunyai pengertian bahwa data yang diolah dalam suatu sistem informasi berbasis komputer haruslah data yang memenuhi syarat:
* lengkap (completeness)
* mencerminkan suatu fakta yang sebenarnya (soundness)
* asli, belum diubah (purity)
* dapat dibuktikan kebenarannya (veracity){/slide}{slide=3. Peningkatan Efektivitas}
Penggunaan sistem informasi berbasis komputer harus dapat meningkatkan efektifitas dalam pencapaian tujuan organisasi. Hal ini berarti adanya evaluasi sistem informasi dan kebutuhan pemakai terhadap sistem informasi.{/slide}{slide=3. Peningkatan Efisiensi}
Penggunaan sistem informasi berbasis komputer harus dapat meningkatkan efisiensi penggunaan sumber daya yang dibutuhkan dalam upaya mendukung efisiensi operasi organisasi. Hal ini berarti adalah sebuah sistem informasi yang efisien yaitu dengan penggunaan sumberdaya seminimal mungkin untuk mencapai tujuan organisasi.{/slide}
Dampak Komputer dalam Audit
Pada saat komputer pertama kali digunakan, banyak auditor mempunyai pemikiran bahwa proses audit akan harus nbanyak mengalami perubahan untuk menyesuaikan dengan penggunaan teknologi komputer. Ada dua utama yang harus diperhatikan dalam audit atas pemrosesan data elektronik, yaitu pengumpulan bukti (evidence collection) dan evaluasi bukti (evidence evaluation)
{slide=1. Proses Pengumpulam Bukti}
Proses keandalan pengumpulan bukti dalam sebuah sistem yang terkomputerisasi seringkali akan lebih kompleks daripada sebuah sistem manual. Hal ini terjadi karena auditor akan berhadapan dengan keberadaan sebuah pengendalian internal pada sebuah sistem informasi berbasis komputer yang kompleks karena teknologi yang melekat dan sangat berbeda dengan pengendalian sistem manual. Sehingga sebuah sistem informasi berbasis komputer secara alamiah mempunyai inherent risk yang lebih tinggi dibandingkan dengan pemrosesan manual.
Sebagai contoh dalam sebuah proses ‘update‘ data memerlukan seperangkat pengendalian yang memang berbeda karena kondisi alamiah yang melekatinya. Atau dalam proses pengembangan sebuah sistem, maka diperlukan pengendalian lewat berbagai ‘testing program’ yang mungkin tidak ditemui dalam sistem manual. Untuk itu auditor harus mampu memahami pengendaliannya untuk dapat memperoleh keandalan sebuah bukti yang kompeten.
Namun malangnya, memahami pengendalian dalam sebuah sistem yang berbasis teknologi sangatlah tidak mudah. Perangkat keras maupun lunak terus berkembang secara cepat seiring perkembangan teknologi. Sehingga selalu ada kesenjangan waktu antara teknologi yang dipelajari oleh auditor dengan perkembangan teknologi yang cepat.
Sebagai contoh, dengan meningkatnya penggunaan transmisi komunikasi data, maka auditor paling tidak juga harus memahami prinsip-prinsip kriptografi (penyandian) dalam sebuah jaringan yang terintegrasi.{/slide}{slide=2. Evaluasi Bukti}
Bukti audit dalam sistem informasi akuntansi berbasis komputer seringkali berupa angka-angka digital, dan kadangkalan sulit dalam penelusurannya karena tidak berbentuk fisik seperti di lingkungan manual.dokumen-dokumen konvensional (hardcopy) yang bersifat verifiable evidence dan mengarah ke paperless office. Dokumen atau hardcopy bukan lagi menjadi bagian utama untuk tujuan pencatatan. Dokumen-dokumen tersebut digantikan dengan sinyal kode binarydigit dalam bahasa komputer yang intangible.{/slide}
Interaksi keahlian dalam Audit Sistem Informasi
Audit Sistem Informasi bukan hanya sekedar perluasan dari traditional auditing (manual auditing). Kebutuhan akan audit sistem informasi beranjak dari dua hal, yaitu: Pertama, auditor menyadari bahwa komputer berpengaruh dalam fungsi atestasi yang mereka lakukan. Kedua, organisasi dan manajemen menyadari bahwa sistem informasi komputer merupakan sumberdaya yang bernilai sehingga perlu adanya pengendalian seperti halnya sumberdaya lain dalam organisasi.
Audit Sistem Informasi merupakan interseksi dari empat bidang ilmu, yaitu:
{slide=1. Taditional Auditing (Traditional Auditing)}
Traditional Auditing memberikan pengetahuan dan pengalaman tentang teknik pengendalian internal di sebuah sistem informasi.
Beberapa pengendalian yang dilakukan dalam audit tradisional dapat dilakukan secara langsung dalam pengendalian di lingkungan PDE. Metodologi umum untuk mengumpulkan dan mengevaluasi bukti yang digunakan pada lingkungan PDE berasal dari audit tradisional. Auditor yang berpengalaman dan dengan tambahan pemahaman pengetahuan tentang komputer akan lebih mudah menerapkan logika pengendalian internal yang tradisional ke basis komputer.{/slide}{slide=2. Information System Management}
Banyak kejadian ketika awal penerapan sebuah sistem pemrosesan data elektronik terjadi banyak ‘kecelakaan’. Seringkali memerlukan biaya yang sangat tinggi dan sering pula terjadi kegagalan dalam pencapaian tujuan. Hal ini karena belum adanya manajemen sistem informasi yang baik pada saat itu. Sebuah Information System Management akan menghasilkan cara-cara penerapan sistem informasi berbasis komputer pada perusahaan dengan lebih baik melalui tahap-tahap pengembangan sistem, seperti: analisis sistem, perancangan sistem, programming, testing, implementation dan kemudian operasional serta pemantauan dan evaluasinya.{/slide}{slide=3. Computer Science}
Pengetahuan teknik mengenai ilmu komputer sangat penting agar dapat menghasilkan kemampuan sistem informasi berbasis komputer yang dapat digunakan untuk safeguard assets, integritas data, efektifitas dan efisiensi. Teknologi komputer yang berkembang pesat dengan munculnya e-commerce, e-business, dan sebagainya akan membawa pengaruh besar kepada perkembangan teknologi informasi.{/slide}{slide=4. Behavioral Science}
Kegagalan penerapan sistem informasi berbasis komputer di banyak organsiasi seringkali juga karena masalah perilaku organisasional, yang terkadang sering diabaikan dalam pengembangan sistem informasi. Kegagalan tersebut dikarenakan oleh adanya ‘resistance to change’ yang berasal dari puhak-pihak yang terkena dampak penerapan sistem informasi berbasis
Kamis, 04 November 2010
Fokus konsultasi (Sistem Pakar)
SISTEM PAKAR
Secara umum, sistem pakar adalah sistem yang berusaha mengadopsi pengetahuan manusia ke komputer yang dirancang untuk memodelkan kemampuan menyelesaikan masalah seperti layaknya seorang pakar. Dengan sistem pakar ini, orang awam pun dapat menyelesaikan masalahnya atau hanya sekedar mencari suatu informasi berkualitas yang sebenarnya hanya dapat diperoleh dengan bantuan para ahli di bidangnya. Sistem pakar ini juga akan dapat membantu aktivitas para pakar sebagai asisten yang berpengalaman dan mempunyai asisten yang berpengalaman dan mempunyai pengetahuan yang dibutuhkan. Dalam penyusunannya, sistem pakar mengkombinasikan kaidah-kaidah penarikan kesimpulan (inference rules) dengan basis pengetahuan tertentu yang diberikan oleh satu atau lebih pakar dalam bidang tertentu. Kombinasi dari kedua hal tersebut disimpan dalam komputer, yang selanjutnya digunakan dalam proses pengambilan keputusan untuk penyelesaian masalah tertentu.
Ciri-Ciri Sistem Pakar
Sistem pakar yang baik harus memenuhi ciri-ciri sebagai berikut :
• Memiliki informasi yang handal.
• Mudah dimodifikasi.
• Dapat digunakan dalam berbagai jenis komputer.
• Memiliki kemampuan untuk belajar beradaptasi.
Keuntungan Sistem Pakar
Secara garis besar, banyak manfaat yang dapat diambil dengan adanya sistem pakar, antara lain :
1. Memungkinkan orang awam bisa mengerjakan pekerjaan para ahli.
2. Bisa melakukan proses secara berulang secara otomatis.
3. Menyimpan pengetahuan dan keahlian para pakar.
4. Meningkatkan output dan produktivitas.
5. Meningkatkan kualitas.
6. Mampu mengambil dan melestarikan keahlian para pakar (terutama yang termasuk keahlian langka).
7. Mampu beroperasi dalam lingkungan yang berbahaya.
8. Memiliki kemampuan untuk mengakses pengetahuan.
9. Memiliki reabilitas.
10. Meningkatkan kapabilitas sistem komputer.
11. Memiliki kemampuan untuk bekerja dengan informasi yang tidak lengkap dan mengandung ketidakpastian.
12. Sebagai media pelengkap dalam pelatihan.
13. Meningkatkan kapabilitas dalam penyelesaian masalah.
14. Menghemat waktu dalam pengambilan keputusan
Kelemahan Sistem Pakar
Di samping memiliki beberapa keuntungan, sistem pakar juga memiliki beberapa kelemahan, antara lain :
1. Biaya yang diperlukan untuk membuat dan memeliharanya sangat mahal.
2. Sulit dikembangkan. Hal ini tentu saja erat kaitannya dengan ketersediaan pakar di bidangnya.
3. Sistem Pakar tidak 100% bernilai benar.
Alasan Pengembangan Sistem Pakar
Sistem pakar sendiri dikembangkan lebih lanjut dengan alasan :
• Dapat menyediakan kepakaran setiap waktu dan di berbagai lokasi.
• Secara otomatis mengerjakan tugas-tugas rutin yang membutuhkan seorang pakar.
• Seorang pakar akan pensiun atau pergi.
• Seorang pakar adalah mahal.
• Kepakaran dibutuhkan juga pada lingkungan yang tidak bersahabat.
Modul Penyusun Sistem Pakar
Menurut Staugaard (1987) suatu sistem pakar disusun oleh tiga modul utama yaitu :
1. Modul Penerimaan Pengetahuan (Knowledge Acquisition Mode) Sistem berada pada modul ini, pada saat ia menerima pengetahuan dari pakar. Proses mengumpulkan pengetahuan-pengetahuan yang akan digunakan untuk pengembangan sistem, dilakukan dengan bantuan knowledge engineer. Peran knowledge engineer adalah sebagai penghubung antara suatu sistem pakar dengan pakarnya.
2. Modul Konsultasi (Consultation Mode)
Pada saat sistem berada pada posisi memberikan jawaban atas permasalahan yang diajukan oleh user, sistem pakar berada dalam modul konsultasi. Pada modul ini, user berinteraksi dengan sistem dengan menjawab pertanyaan-pertanyaan yang diajukan oleh sistem.
3. Modul Penjelasan (Explanation Mode)
Modul ini menjelaskan proses pengambilan keputusan oleh system (bagaimana suatu keputusan dapat diperoleh).
Struktur Sistem Pakar
Komponen utama pada struktur sistem pakar menurut Hu et al (1987) meliputi:
1. Basis Pengetahuan (Knowledge Base)
Basis pengetahuan merupakan inti dari suatu sistem pakar, yaitu berupa representasi pengetahuan dari pakar. Basis pengetahuan tersusun atas fakta dan kaidah. Fakta adalah informasi tentang objek, peristiwa, atau situasi. Kaidah adalah cara untuk membangkitkan suatu fakta baru dari fakta yang sudah diketahui.
2. Mesin Inferensi (Inference Engine)
Mesin inferensi berperan sebagai otak dari sistem pakar. Mesin inferensi berfungsi untuk memandu proses penalaran terhadap suatu kondisi, berdasarkan pada basis pengetahuan yang tersedia. Di dalam mesin inferensi terjadi proses untuk memanipulasi dan mengarahkan kaidah, model, dan fakta yang disimpan dalam basis pengetahuan dalam rangka mencapai solusi atau kesimpulan. Dalam prosesnya, mesin inferensi menggunakan strategi penalaran dan strategi pengendalian. Strategi penalaran terdiri dari strategi penalaran pasti (Exact Reasoning) dan strategi penalaran tak pasti (Inexact Reasoning). Exact reasoning akan dilakukan jika semua data yang dibutuhkan untuk menarik suatu kesimpulan tersedia, sedangkan inexact reasoning dilakukan pada keadaan sebaliknya.Strategi pengendalian berfungsi sebagai panduan arah dalam melakukan prose penalaran. Terdapat tiga tehnik pengendalian yang sering digunakan, yaitu forward chaining, backward chaining, dan gabungan dari kedua teknik pengendalian tersebut.
3. Basis Data (Data Base)
Basis data terdiri atas semua fakta yang diperlukan, dimana fakta fakta tersebut digunakan untuk memenuhi kondisi dari kaidah-kaidah dalam sistem. Basis data menyimpan semua fakta, baik fakta awal pada saat sistem mulai beroperasi, maupun fakta-fakta yang diperoleh pada saat proses penarikan kesimpulan sedang dilaksanakan. Basis data digunakan untuk menyimpan data hasil observasi dan data lain yang dibutuhkan selama pemrosesan.
4. Antarmuka Pemakai (User Interface)
Fasilitas ini digunakan sebagai perantara komunikasi antara pemakai.dengan komputer.
Persamaan dan Perbedaan antar System Pakar dengan Kecerdasan Buatan
Persamaannya adalah sama-sama mempunyai tujuan untuk mencapai hasil yang maksimal dalam suatu penyelesaian masalah. sedangkan perbedaannya:
Kalau system pakar mengacu kapada si perancang itu sendiri sebagai object dalam menyiapkan suatu system guna mendapatkan hasil yang maksimal. Sedangkan Kecerdasan buatan mengacu kepada jalur atau langkah yang sebagian besar berorientasi kepada Hardware guna mencapai hasil yang maksimal.
Secara umum, sistem pakar adalah sistem yang berusaha mengadopsi pengetahuan manusia ke komputer yang dirancang untuk memodelkan kemampuan menyelesaikan masalah seperti layaknya seorang pakar. Dengan sistem pakar ini, orang awam pun dapat menyelesaikan masalahnya atau hanya sekedar mencari suatu informasi berkualitas yang sebenarnya hanya dapat diperoleh dengan bantuan para ahli di bidangnya. Sistem pakar ini juga akan dapat membantu aktivitas para pakar sebagai asisten yang berpengalaman dan mempunyai asisten yang berpengalaman dan mempunyai pengetahuan yang dibutuhkan. Dalam penyusunannya, sistem pakar mengkombinasikan kaidah-kaidah penarikan kesimpulan (inference rules) dengan basis pengetahuan tertentu yang diberikan oleh satu atau lebih pakar dalam bidang tertentu. Kombinasi dari kedua hal tersebut disimpan dalam komputer, yang selanjutnya digunakan dalam proses pengambilan keputusan untuk penyelesaian masalah tertentu.
Ciri-Ciri Sistem Pakar
Sistem pakar yang baik harus memenuhi ciri-ciri sebagai berikut :
• Memiliki informasi yang handal.
• Mudah dimodifikasi.
• Dapat digunakan dalam berbagai jenis komputer.
• Memiliki kemampuan untuk belajar beradaptasi.
Keuntungan Sistem Pakar
Secara garis besar, banyak manfaat yang dapat diambil dengan adanya sistem pakar, antara lain :
1. Memungkinkan orang awam bisa mengerjakan pekerjaan para ahli.
2. Bisa melakukan proses secara berulang secara otomatis.
3. Menyimpan pengetahuan dan keahlian para pakar.
4. Meningkatkan output dan produktivitas.
5. Meningkatkan kualitas.
6. Mampu mengambil dan melestarikan keahlian para pakar (terutama yang termasuk keahlian langka).
7. Mampu beroperasi dalam lingkungan yang berbahaya.
8. Memiliki kemampuan untuk mengakses pengetahuan.
9. Memiliki reabilitas.
10. Meningkatkan kapabilitas sistem komputer.
11. Memiliki kemampuan untuk bekerja dengan informasi yang tidak lengkap dan mengandung ketidakpastian.
12. Sebagai media pelengkap dalam pelatihan.
13. Meningkatkan kapabilitas dalam penyelesaian masalah.
14. Menghemat waktu dalam pengambilan keputusan
Kelemahan Sistem Pakar
Di samping memiliki beberapa keuntungan, sistem pakar juga memiliki beberapa kelemahan, antara lain :
1. Biaya yang diperlukan untuk membuat dan memeliharanya sangat mahal.
2. Sulit dikembangkan. Hal ini tentu saja erat kaitannya dengan ketersediaan pakar di bidangnya.
3. Sistem Pakar tidak 100% bernilai benar.
Alasan Pengembangan Sistem Pakar
Sistem pakar sendiri dikembangkan lebih lanjut dengan alasan :
• Dapat menyediakan kepakaran setiap waktu dan di berbagai lokasi.
• Secara otomatis mengerjakan tugas-tugas rutin yang membutuhkan seorang pakar.
• Seorang pakar akan pensiun atau pergi.
• Seorang pakar adalah mahal.
• Kepakaran dibutuhkan juga pada lingkungan yang tidak bersahabat.
Modul Penyusun Sistem Pakar
Menurut Staugaard (1987) suatu sistem pakar disusun oleh tiga modul utama yaitu :
1. Modul Penerimaan Pengetahuan (Knowledge Acquisition Mode) Sistem berada pada modul ini, pada saat ia menerima pengetahuan dari pakar. Proses mengumpulkan pengetahuan-pengetahuan yang akan digunakan untuk pengembangan sistem, dilakukan dengan bantuan knowledge engineer. Peran knowledge engineer adalah sebagai penghubung antara suatu sistem pakar dengan pakarnya.
2. Modul Konsultasi (Consultation Mode)
Pada saat sistem berada pada posisi memberikan jawaban atas permasalahan yang diajukan oleh user, sistem pakar berada dalam modul konsultasi. Pada modul ini, user berinteraksi dengan sistem dengan menjawab pertanyaan-pertanyaan yang diajukan oleh sistem.
3. Modul Penjelasan (Explanation Mode)
Modul ini menjelaskan proses pengambilan keputusan oleh system (bagaimana suatu keputusan dapat diperoleh).
Struktur Sistem Pakar
Komponen utama pada struktur sistem pakar menurut Hu et al (1987) meliputi:
1. Basis Pengetahuan (Knowledge Base)
Basis pengetahuan merupakan inti dari suatu sistem pakar, yaitu berupa representasi pengetahuan dari pakar. Basis pengetahuan tersusun atas fakta dan kaidah. Fakta adalah informasi tentang objek, peristiwa, atau situasi. Kaidah adalah cara untuk membangkitkan suatu fakta baru dari fakta yang sudah diketahui.
2. Mesin Inferensi (Inference Engine)
Mesin inferensi berperan sebagai otak dari sistem pakar. Mesin inferensi berfungsi untuk memandu proses penalaran terhadap suatu kondisi, berdasarkan pada basis pengetahuan yang tersedia. Di dalam mesin inferensi terjadi proses untuk memanipulasi dan mengarahkan kaidah, model, dan fakta yang disimpan dalam basis pengetahuan dalam rangka mencapai solusi atau kesimpulan. Dalam prosesnya, mesin inferensi menggunakan strategi penalaran dan strategi pengendalian. Strategi penalaran terdiri dari strategi penalaran pasti (Exact Reasoning) dan strategi penalaran tak pasti (Inexact Reasoning). Exact reasoning akan dilakukan jika semua data yang dibutuhkan untuk menarik suatu kesimpulan tersedia, sedangkan inexact reasoning dilakukan pada keadaan sebaliknya.Strategi pengendalian berfungsi sebagai panduan arah dalam melakukan prose penalaran. Terdapat tiga tehnik pengendalian yang sering digunakan, yaitu forward chaining, backward chaining, dan gabungan dari kedua teknik pengendalian tersebut.
3. Basis Data (Data Base)
Basis data terdiri atas semua fakta yang diperlukan, dimana fakta fakta tersebut digunakan untuk memenuhi kondisi dari kaidah-kaidah dalam sistem. Basis data menyimpan semua fakta, baik fakta awal pada saat sistem mulai beroperasi, maupun fakta-fakta yang diperoleh pada saat proses penarikan kesimpulan sedang dilaksanakan. Basis data digunakan untuk menyimpan data hasil observasi dan data lain yang dibutuhkan selama pemrosesan.
4. Antarmuka Pemakai (User Interface)
Fasilitas ini digunakan sebagai perantara komunikasi antara pemakai.dengan komputer.
Persamaan dan Perbedaan antar System Pakar dengan Kecerdasan Buatan
Persamaannya adalah sama-sama mempunyai tujuan untuk mencapai hasil yang maksimal dalam suatu penyelesaian masalah. sedangkan perbedaannya:
Kalau system pakar mengacu kapada si perancang itu sendiri sebagai object dalam menyiapkan suatu system guna mendapatkan hasil yang maksimal. Sedangkan Kecerdasan buatan mengacu kepada jalur atau langkah yang sebagian besar berorientasi kepada Hardware guna mencapai hasil yang maksimal.
Fokus pada komunikasi (Otomatisasi Kantor)
OFFICE AUTOMATION
Office Automation Software developed by Arman Paya Communications is implemented for automation and integration of enterprise processes. Otomasi Kantor Software yang dikembangkan oleh Arman Paya Komunikasi diimplementasikan untuk otomatisasi dan integrasi proses perusahaan. All its modules have been created in compliance with "General Country Management and Planning Organization" and is available for automation, integration and optimal performance in government and private sector companies to provide them with advance today's technologies. Semua modul-modulnya telah diciptakan sesuai dengan "Umum Negara dan Perencanaan Manajemen Organisasi" dan tersedia untuk otomatisasi, integrasi dan kinerja yang optimal pada perusahaan sektor pemerintah dan swasta untuk menyediakan mereka dengan kemajuan teknologi saat ini.
Some key features: Beberapa fitur kunci:
1. Productivity enhancement covering the whole enterprise Peningkatan produktivitas mencakup keseluruhan perusahaan
2. Satisfaction enhancement within staff & Customers Kepuasan peningkatan dalam staf & Pelanggan
3. Office system standardization Kantor sistem standarisasi
4. Information integration of the whole enterprise Informasi integrasi keseluruhan perusahaan
5. Rapid and precise meeting customer needs and save their time Cepat dan tepat memenuhi kebutuhan pelanggan dan menghemat waktu mereka
6. Minimizing the bureaucracy in and out of the organization Meminimalkan birokrasi dalam dan keluar dari organisasi
7. Providing suitable & standard approaches in workflow of the organization and tracking their consistent improvement Memberikan pendekatan yang lebih baik & standar dalam alur kerja organisasi dan pelacakan perbaikan konsistensi
8. Rapid & simple correspondence within organizations Rapid & korespondensi sederhana dalam organisasi
9. Rapid access to archived correspondences Akses cepat korespondensi diarsipkan
Technical features: Fitur-fitur teknis:
1. Web-based automation system Web berbasis sistem otomasi
2. Integration in processes Integrasi dalam proses
3. Data integration Integrasi data
4. System consistent grow Sistem yang konsisten tumbuh
5. Operational system independence Sistem Operasional kemerdekaan
6. High information security Tinggi keamanan informasi
7. Rights & permission management Hak & manajemen izin
8. Multi-user operation Operasi multi-user
9. Work flow management Alur kerja manajemen
Office Automation Software developed by Arman Paya Communications is implemented for automation and integration of enterprise processes. Otomasi Kantor Software yang dikembangkan oleh Arman Paya Komunikasi diimplementasikan untuk otomatisasi dan integrasi proses perusahaan. All its modules have been created in compliance with "General Country Management and Planning Organization" and is available for automation, integration and optimal performance in government and private sector companies to provide them with advance today's technologies. Semua modul-modulnya telah diciptakan sesuai dengan "Umum Negara dan Perencanaan Manajemen Organisasi" dan tersedia untuk otomatisasi, integrasi dan kinerja yang optimal pada perusahaan sektor pemerintah dan swasta untuk menyediakan mereka dengan kemajuan teknologi saat ini.
Some key features: Beberapa fitur kunci:
1. Productivity enhancement covering the whole enterprise Peningkatan produktivitas mencakup keseluruhan perusahaan
2. Satisfaction enhancement within staff & Customers Kepuasan peningkatan dalam staf & Pelanggan
3. Office system standardization Kantor sistem standarisasi
4. Information integration of the whole enterprise Informasi integrasi keseluruhan perusahaan
5. Rapid and precise meeting customer needs and save their time Cepat dan tepat memenuhi kebutuhan pelanggan dan menghemat waktu mereka
6. Minimizing the bureaucracy in and out of the organization Meminimalkan birokrasi dalam dan keluar dari organisasi
7. Providing suitable & standard approaches in workflow of the organization and tracking their consistent improvement Memberikan pendekatan yang lebih baik & standar dalam alur kerja organisasi dan pelacakan perbaikan konsistensi
8. Rapid & simple correspondence within organizations Rapid & korespondensi sederhana dalam organisasi
9. Rapid access to archived correspondences Akses cepat korespondensi diarsipkan
Technical features: Fitur-fitur teknis:
1. Web-based automation system Web berbasis sistem otomasi
2. Integration in processes Integrasi dalam proses
3. Data integration Integrasi data
4. System consistent grow Sistem yang konsisten tumbuh
5. Operational system independence Sistem Operasional kemerdekaan
6. High information security Tinggi keamanan informasi
7. Rights & permission management Hak & manajemen izin
8. Multi-user operation Operasi multi-user
9. Work flow management Alur kerja manajemen
Fokus pada pendukung keputusan (SPK)
1. SISTEM PENDUKUNG KEPUTUSAN TEKNIK Makalah Diajukan untuk Memenuhi Salah Satu Tugas Mata kuliah Manajemen Sistem Informasi Tahun Akademik 2008/2009 Oleh Anisa Ayu Rosadi_10060207001 PROGRAM STUDI MATEMATIKA FAKULTAS MATEMATIKA DAN ILMU PENGETAHUANALAM UNIVERSITAS ISLAM BANDUNG BANDUNG 2009
2. DAFTAR ISI BAB I. PENDAHULUAN 1.1. Latar Belakang Masalah 1.2. Landasan Teori Sistem Pendukung Keputusan 1.3. Tujuan 1.4. Rumusan masalah BAB II. PEMBAHASAN II.1. Perbedaan antara Decision Support Systems dan Managemen Information Systems II.2 Hubungan antara Decision Support Systems (DSS) dengan Expert Systems (ES) II.3. Keterkaitan antara Sistem Pendukung Keputusan dengan Pembuat Keputusan II.4. Menentukan Gaya Pembuat Keputusan II.5 Metode yang digunakan dalam Menyelesaikan Masalah-masalah Semiterstruktur II.6. Metode Analisis dan Perancangan Sistem II.6.1.Analisis Sistem II.6.2.Pendekatan data (data oriented) II.6.3.Pendekatan Proses (process oriented) BAB IV. PENUTUP IV.1. Kesimpulan. 1
3. BAB I PENDAHULUAN 1.1. Latar Belakang Masalah Salah satu produk hasil perkembangan teknologi adalah komputer. Komputer mempunyai kemampuan yang fantastis dalam banyak hal. Dengan kemampuannya itu menyebabkan komputer dapat diterima diberbagai kalangan, bahkan telah mejadi suatu kebutuhan. Perkembangan komputer dalam mejawab tantangan dan kebutuhan secara terus menerus berkembang dengan cepat. Salah satu kemampuan itu, adalah dalam pengelolaan data dan komunikasi informasi. Informasi dapat diakses dan diperoleh dengan cepat, tepat dan akurat. Selain mampu mengelola data atau informasi masih banyak kemampuan lain. Diantaranya kesanggupan untuk mengolah data dengan kecepatan tinggi, ketelitian yang dapat dipercaya, memiliki memory (daya ingat) yang tinggi, ready for use (tidak mengenal lelah). Kemampuan tersebut sangat dibutuhkan Sistem Informasi Manajemen pada dasarnya adalah pengelolaan data. Pengolahan data pada Sistem Informasi Manajemen mencakup Originating (perekaman), Classifying (klasifikasi), Sorting (penyusunan), Retrieving (pencarian), Calculating (perhitungan), Summarizing (penyusunan laporan), Storing (penyimpanan), Reproducing (penggandaan) dan Communicating (pembagian). Pengolahan data yang baik, lengkap, up-todate dan valid akan menghasilkan informasi yang baik pula. Informasi sangat dibutuhkan dalam proses pengambilan keputusan. Keputusan yang baik dan tepat perlu didukung oleh ketersediaan informasi yang akurat, cepat dan cukup. Dengan informasi yang demikian, supervisor/pimpinan suatu lembaga/organisasi dapat gambaran yang komplek dan spesifik dari suatu keputusan yang akan dirumuskan. Keputusan pun akan efisien dari aspek waktu karena data dapat diakses secara instan. Di samping itu keakuratan data lebih terjamin, sehingga keputusan yang dirumuskan akan lebih tepat dan dapat dirumuskan dalam waktu yang relatif lebih singkat. 2
4. I.2. Landasan Teori Sistem Pendukung Keputusan (SPK) Sistem pendukung keputusan (SPK) adalah bagian dari Sistem Informasi berbasis kompter, termasuk sistem berbasis pengetahuan (manajemen pengetahuan) yang dipakai untuk mendukung pengambilan keputusan dalam suatu organisasi atau sebuah perusahaan. Teori umum yang mendasari Decision Support Systems (DSS) : • Herbert A. Simon Menggunakan konsep keputusan terprogram dan tidak terprogram dengan phase pengambilan keputusan yang merefleksikan terhadap pemikisan Decision Support Systems (DSS) saat ini. • G Anthony Gory dan Michael S Scott Morton Menggunakan tahapan dalam pengambilan keputusan dengan membedakan antara struktur masalah dan tingkat keamanan. Dapat juga dikatakan sebagai sistem komputer yang mengolah data menjadi informasi untuk mengambil keputusan dari masalah baik yang bersifat terstuktur, tidak terstuktur, maupun semi-terstuktur. Ada beberapa jenis keputusan berdasarkan sifat dan jenisnya, menurut Herbet A. Simon : 1. Keputusan Terprogram Yaitu Keputusan yang bersifat berulang dan rutin, sedemikian sehingga suatu prosedur pasti telah dibuat untuk menanganinya. 2. Keputusan Tak Terprogram Yaitu keputusn yang bersifat baru, tidak terstruktur dan jarang konsekuen. Tidak ada metode yang pasti untuk menangani masalah tersebut. Dalam mengambil keputusan dibutuhkan adanya beberapa tahapan menurut Herbet A. Simon tahapan dalam Sistem Pengambilan Keputusan (SPK) terdapat empat tahap diantaranya : 3
5. 1. Kegiatan Intelijen Yakni kegiatan yang berorientasi untuk memaparkan masalah, pengumpulan data dan informasi, serta mengamati lingkungan mencari kondisi-kondisi yang perlu diperbaiki. 2. Kegiatan Merancang Yakni kegiatan yang berorientasi untuk menemukan, mengembangkan dan menganalisis berbagai alternatif tindakan yang mungkin. 3. Kegiatan Memilih Yakni kegiatan yang berorientasi untuk memilih satu rangkaian tindakan tertentu dari beberapa yang tersedia. 4. Kegiatan Menelaah Yakni kegiatan yang berorientasi terhadap penilaian pilihan-pilihan yang tersedia. Sebuah Informasi yang akan diolah menjadi sebuah keputusan yang akurat, lengkap dan baik diperlukan beberapa konsep dalam membentuk sebuah Sistem Informasi yang baik diantaranya : 1. Konsep Terstruktur Merupakan konsep berdasarkan suatu masalah yang memiliki struktur masalah pada 3 tahap pertama, yaitu intelijen, rancangan dan pilihan. 2. Konsep Tak Terstuktur Merupakan konsep berdasarkan suatu masalah yang sama sekali tidak memiliki struktur, seperti yang diuraikan berdasarkan tahapan dari Sistem Pendukung Keputusan (DSS) oleh Hebert A. Simon 3. Konsep Semi-terstruktur Merupakan konsep berdasarkan suatu masalah yang memiliki struktur hanya pada satu atau dua tahapan dari Sisem Pendukung Keputusan (SPK) yang diuraikan oleh Hebert A. Simon. 4
6. Definisi Sistem Pendukung Keputusan (SPK) menurut pandangan seorang Hebert A. Simon yakni merupakan suatu sistem yang memberikan kontribusi terhadap para manajer untuk memberikan dukungan dalam pengambilan keputusan. 1.3. Tujuan Tujuan dari Sistem Pendukung Keputusan (SPK) : • Membantu menyelesaikan masalah semi-terstruktur • Mendukung manajer dalam mengambil keputusan • Meningkatkan efektifitas bukan efisiensi pengambilan keputusan Tujuan tersebut mengacu pada tiga prinsip dasar dalam Sistem Pendukung Keputusan (SPK) diantaranya : 1. Struktur masalah Yaitu untuk masalah terstruktur, penyelesaian dapat dilakukan dengan menggunakan rumus-rumus yang sesuai, sedangkan untuk masalah tak terstruktur tidak dapat dikomputerisasi. Sementara mengenai Sistem Pendukung Keputusan (SPK) dikembangkan khususnya untuk masalah yang semi-terstruktur. 2. Dukungan keputusan Yaitu Sistem Pendukung Keputusan (SPK) tidak dimaksudkan untuk menggantikan manajer, karena komputer berada di bagian terstruktur, sementara manajer berada di bagian tak terstruktur untuk memberi penilaian dan melakukan analisis. Manajer dan komputer bekerja sama sebagai sebuah tim pemecah masalah semi terstruktur. 3. Evektifitas keputusan Yaitu merupakan tujuan utama dari Sistem Pendukung Keputusan (SPK), bukan untuk mempersingkat waktu dalam pengambilan keputusan, tapi agar keputusan yang dihasilkan dapat lebih baik. 5
7. STRUCTURED (Computer solution) SEMI-TERSTRUKTUR (Computer+Manajer Solution) UNSTRUCTURED (Manajer Solution) Gambar1.1 DSS fokus terhadap pada masalah semi – terstuktur Beberapa pengelompokan kriteria dari sebuah Sistem Pendukung Keputusan (SPK) yang tersedia diantaranya : 1. Interaktif Sistem Pendukung Keputusan (SPK) memiliki user interface yang komunikatif sehingga user (pengguna) dapat melakukan akses secara cepat ke data dan memperoleh informasi yang dibutuhkan. 2. Fleksibel Sistem Pendukung Keputusan (SPK) memiliki kemampuan sebanyak mungkin terhadap variable masukan, kemampuan untuk mengolah dan memberikan keluaran untuk menyajikan alternatif-alternatif keputusan kepada user (pengguna). 6
8. 3. Data kualitas Sistem Pendukung Keputusan (SPK) memiliki kemampuan untuk menerima data kualitas yang dikuantitaskan yang sifatnya subyektif dari pemakainya, sebagai data masukan untuk pengolahan data. Misalnya : penilaian terhadap kecantikan yang bersifat kualitas, dapat dikuantitaskan dengan pemberian bobot nilai seperti 75 atau 90. 4. Prosedur pakar Sistem Pendukung Keputusan (SPK) mengandung suatu prosedur, yang dirancang berdasarkan rumusan formal atau berupa prosedur kepakaran seseorang atau kelompok dalam menyelesaikan suatu bidang masalah dengan fenomena tertentu. Dalam pembuatan Sistem Pendukung Keputusan (SPK) diperlukan adanya langkah-langkah dalam membentuk sebuah sistem diantaranya yakni : 1. Studi kelayakan Langkah yang diambil sebelum membuat Sistem Pendukung Keputusan (SPK) perlu adanya penelitian terlebih dahulu berdasarkan segi kelayakannya, mengingat adanya faktor biaya, faktor waktu, faktor tenaga, maupun dari faktor finansial. 2. Persetujuan terhadap proposal kelayakan Langkah yang berorientasii terhadap segi kelayakan proposal, harus dapat menjelaskan kebutuhan dan urgensi dari keberadaan sistem tersebut, keuntungan dan biaya dari pembentukan Sistem Pendukung Keputusan (SPK), waktu yg dibutuhkan, ketersediaan ahli atau pakar yg merupakan sumber pengetahuan pokok dari penerapan Sistem Pendukung Keputusan (SPK), serta adanya ketersediaan terhadap perangkat keras, hardware dan perangkat lunak, software baik yg utama maupun pendukungnya. 3. Pemilihan perangkat keras, hardware dan perangkat lunak, software. 4. Merepresentasikan pengetahuan yang diperoleh dari para ahli dan pakar ke dalam komputer. 7
9. 5. Mengimplementasikan pengetahuan dalam bentuk bahasa yang dipahami oleh komputer, menggunakan suatu bahasa pemrograman. 6. Menguji system yg telah dibuat. Gambar1.2. Model dari Sistem Pendukung Keputusan (SPK) I.4. Rumusan Masalah a. Jelaskan Perbedaan antara Decision Support System (DSS) dengan Management Information Systems (MIS)? b. Apa Hubungan antara Decision Support Systems (DSS) dengan Expert Systems (ES)? c. Bagaimana keterkaitan antara sistem pendukung keputusan dengan pembuat keputusan? d. Bagaimana menentukan gaya pembuat keputusan dan fase-fase penyelesaian masalah? e. Metode apa yang digunakan dalam menyelesaikan masalah-masalah semiterstruktur? f. Jelaskan metode analisis perancangan sistem? 8
10. 3. Data kualitas Sistem Pendukung Keputusan (SPK) memiliki kemampuan untuk menerima data kualitas yang dikuantitaskan yang sifatnya subyektif dari pemakainya, sebagai data masukan untuk pengolahan data. Misalnya : penilaian terhadap kecantikan yang bersifat kualitas, dapat dikuantitaskan dengan pemberian bobot nilai seperti 75 atau 90. 4. Prosedur pakar Sistem Pendukung Keputusan (SPK) mengandung suatu prosedur, yang dirancang berdasarkan rumusan formal atau berupa prosedur kepakaran seseorang atau kelompok dalam menyelesaikan suatu bidang masalah dengan fenomena tertentu. Dalam pembuatan Sistem Pendukung Keputusan (SPK) diperlukan adanya langkah-langkah dalam membentuk sebuah sistem diantaranya yakni : 1. Studi kelayakan Langkah yang diambil sebelum membuat Sistem Pendukung Keputusan (SPK) perlu adanya penelitian terlebih dahulu berdasarkan segi kelayakannya, mengingat adanya faktor biaya, faktor waktu, faktor tenaga, maupun dari faktor finansial. 2. Persetujuan terhadap proposal kelayakan Langkah yang berorientasii terhadap segi kelayakan proposal, harus dapat menjelaskan kebutuhan dan urgensi dari keberadaan sistem tersebut, keuntungan dan biaya dari pembentukan Sistem Pendukung Keputusan (SPK), waktu yg dibutuhkan, ketersediaan ahli atau pakar yg merupakan sumber pengetahuan pokok dari penerapan Sistem Pendukung Keputusan (SPK), serta adanya ketersediaan terhadap perangkat keras, hardware dan perangkat lunak, software baik yg utama maupun pendukungnya. 3. Pemilihan perangkat keras, hardware dan perangkat lunak, software. 4. Merepresentasikan pengetahuan yang diperoleh dari para ahli dan pakar ke dalam komputer. 9
11. • Relevansinya untuk manajer ada recomendasi detail dan metodelogi baru untuk menangani masalah-masalah yang kompleks. Sedangkan jika ditinjau dari karakteristik Decision Support System (DSS) itu sendiri diantaranya : • Kajiannnya terhadap pada keputusan-keputusan, dimana stuktur yang cukup untuk komputer dan alat bantu analitis yang memiliki nilai tersendiri, tetapi tetap mempertimbangkan manajer yang memiliki esensi utama. • Hasil utamanya adalah dalam peningkatan jangkauan dan kemampuan dari proses pengambilan keputusan para manajer untuk membantu mereka meningkatkan efektivitasnya. • Relevansinya untuk maanjer dalam pembuatan tool pendukung, dibawah pengawasan mereka, yang tidak ditujukan untuk mengotomatiskan proses pengambilan keputusan, tujuan sistem, atau solusi tertentu. Gambar2.1. Relasi antara EDP., MIS, dan DSS 10
12. II.2 Hubungan antara Decision Support Systems (DSS) dengan Expert Systems (ES) • Awal mulanya Decision Support Systems (DSS) dan Expert Systems (ES) berebeda dan sama sekali tak berhubungan dengan sistem yang terkomputerisasi. • Antara Decision Support Systems (DSS) dan Expert Systems (ES) berkembang paralel, tapi saling tidak ketergantungan dan berjalan sendiri-sendiri. Cuma untuk saat ini kita dapat menggabungkan potensi dari keduanya. • Berdasarkan kenyataannya, hal ini disebabkan karena adanya perbedaan kapabilitas diantara kedua tool, meeka dapat mengkomplemen satu sama lain, membuatnya menjadi powerfull, terintegrasi, sistem yang berbasis komputer, dan jelas dapat meningkatkan pengambilan keputusan secara manajerial. Gambar2.2. Perbedaan antara DSS dan ES 11
13. Dalam proses pegambilan keputusan diperlukan beberapa langkah (step) dari sebuah informasi yang ada diantaranya yakni : 1. Langkah Pertama Mengdefinisikan masalah (pada kesempatan yang ada), Expert Systems (ES) dapat membantu dalam mendesain alur informasi pada eksekutif (misalnya, bagaimana utuk memonitor, kapan waktu untuk memonitor) dan dalam penginterpreasian informasi. Disebabkan beberapa informasi bersifat fuzzy, maka kombinasi antara Expert Systems (ES) tentu akan membantu. Seluruh area dari proses scanning, monitoring, forecasting, (misalnya perubhaan zaman/tren) dan penginterpretasian sangat dibantu oleh adanya komputerisasi. Demikian juga halnya pada Natural Language Processors (NLP) akan berguna dalam menyimpulakan sebuah informasi didalamnya. 2. Langkah Kedua Menganalisis masalah. Sesekali suatu masalah (kesempatan) teridentifikasi, pertanyaan selnajutnya adalah apa yang harus di kerjakan dengan hal ini ? Disinilah langkah analisis berperan. Analisis bisa bersifat kualitatif ataupun kuantitatif (kombinasinya). Analisis kuantitatif di dukung oleh Decision Support Systems (DSS) dan tool – tool analsis kuantitatif. Sednagkan untuk analisis kualitatif di dukung oleh Expert Systems (ES). 3. Langkah Ketiga Memilih solusi. Pada langkah ini, keputusan dibuat dengan memperhatikan masalahnya (kesempatan) berdasarkan hasil dari analisis. Langkah ini didukung oleh Decision Support Systems (DSS), jika pengambilan keputusan dilakukan oleh seseorang, atau jika keputusan dibuat oleh sekelompok orang Group Decision Support Systems (GDSS). 12
14. 4. Langkah Kempat Implemantasi solusi. Pada langkah ini, keputusan untuk mengimplementasikan solusi tertentu dilakukan, Decision Support Systems (DSS) atau Expert Systems (ES) dapat mendukung dan berperan pada langkah ini. Gambar2.3. Proses pengambilan keputusan secara terkomputerisasi II.3 Keterkaitan antara Sistem Pendukung Keputusan dengan Pembuat Keputusan. Beberapa konsep yang membantu dalam pembuatan sistem pendukung keputusan, diantaranya pembuatan keputusan beresiko. Pembuatan keputusan biasanya mengasumsi keputusan yang dibuat berdasarkan tiga rangkaian kondisi yaitu kepastian, ketidakpastian dan 13
15. resiko. Dari ketiga rangkaian kondisi tersebut yang dimaksud dengan kepastian, adalah kita mengetahui segala sesuatu sebelumnya dalam membuat keputusan. Dalam kondisi kepastian terdapat model ilmu pengetahuan manajemen umum yang mengasumsikan kondisi-kondisi kepastian contohnya program linier dimana sumber daya, tingkat konsumsi, tekanan dan laba diasumsikan sudah diketahui dan tepat. Sedangkan, ketidakpastian merupakan sebaliknya yaitu kita tidak mengetahui tentang probabilitas atau konsekuensi keputusan-keputusan kita. Diantara dua perbedaan dari kepastian dan ketidakpastian terdapat serangkain kondisi yang disebut resiko. Keputusan-keputusan yang dibuat mengandung resiko mengasumsikan kita bahwa setidaknya tahu tentang alternatif-alternatif yang digunakan. II.4 Menentukan Gaya Pembuat Keputusan Gaya pembuatan keputusan menggunakan perameter gaya pembuatan keputusan yang didasarkan pada cara dimana informasi dikumpulkan, diproses, dan digunakan, serta bagaimana informasi dikomunikasikan dan diterapkan. Dalam pembuatan gaya pembuatan keputusan terdapat penggolongan keputusan yaitu keputusan analitisdan heuristik seperti yang terlihat pada tabel : Pembuat Keputusan Analitis Pembuat Keputusan Heuristik Belajar dengan menganalisis Belajar dengan bertindak. Menggunakan prosedur langkah Menggunakan trial and error. dengan langkah. Menilai informasi dan model-model Menilai pengalaman. secara kuantitatif. Membangun algoritma dan model- Mengandalkan pengindraan. model matematis. Mengupayakan solusi yang Mengupayakan solusi optimal. memuaskan. Tabel 2.1. Perbedaan antara Keputusan Analitis dan Heuristik 14
16. Pembuatan Keputusan Analitis, pembuatan keputusan analitis tergantung pada informasi yang dipilih secara sistematisdan dievaluasi dengan sistematis puladengan cara memperkecil alternatif-alternatif yang ada serta membuat suatu keputusan berdasarkan keputusan tersebut. Pembuatan Keputusan Heuristik, pembuatan keputusan yang menggunakan heuristik membuat keputusan dengan bantuan beberapa petunjuk (petunjuk praktis), meskipun mereka tida selalu diterapkan secara konsisten atau sistematis. Mereka mengupayakan kepuasan, bukan solusi optimal. Heuristik umumnya berdasarkan pengalaman. Gaya pembuatan keputusan tersebut berhubungan dengan keterbukaan dan ketertutupan sistem organisasi. Jika informasi dapat mengalir bebas, maka peluang untuk menggunakan bantuan keputusan dan analisis sistem bisa lebih besar. Jika informasi tepat waktu sulit diperoleh, suatu organisasi bisa mendorong menuju gaya yang heuristik. Dalam penyelesaian suatu masalah terdapat tiga fase penyelesaian masalah yaitu : Kercedasan Kecerdasan adalah kesadaran mengenai suatu masalah atau peluang. Dalam hal ini, pembuat keputusan berupaya mencari lingkungan bisnis internal dan eksternal, memeriksa keputusan- keputusan yang yang perlu dibuat, dan masalah-masalah yang perlu diatasi. Atau peluang-peluang yang perlu dipertimbangkan. Kecerdasan berarti kecerdasan aktif dan akan perubahan-perubahan di lingkungan yang menuntut dilakukannya tindakan-tindakan tertentu. Perancangan Dalam fase perancangan, pembuat keputusan merumuskan suatu masalah dan menganalisis sejumlah solusi alternatif. 15
17. Pemilihan Dalam pemilihan fase ini, pembuat keputusan memilih solusi masalah atau peluang yang ditandai dalam fase kecerdasan. Pemilihan ini diikuti dari analisis sebelumnya dalam fase perancangan dan memperkuatnya lewat informasi-informasi yang diperoleh dalam fase pemilihan. II.5 Metode yang digunakan dalam menyelesaikan masalah-masalah Semiterstruktur Dengan menggunakan keputusan kriteria ganda sebagai metode yang digunakan dalam menyelesaikan masalah-masalah semiterstruktur. Dalam membentuk model keputusan-keputusan serialitas mungkin, peneliti mengembangkan beberapa pendekatan untuk mengevaluasi tujuan ganda atau masalah-masalah kriteria ganda. Pendekatan kritera ganda memungkinkan pembuat keputusan menyusun prioritas mereka serta memungkinkan ditampilkannya analisis sensitifitas dengan menanyakan jenis pertanyaan Bagaimana jika? Metode ini meliputi metode-metode pembobotan, pendekatan batasan konjungtif, pemrosesan hierarki analitis, dan pemrograman tujuan. II.6. Metode Analisis dan Perancangan Sistem II.6.1. Analisis Sistem, system analist Pendekatan yang umumnya digunakan dalam sistem pendukung keputusan (SPK) atau Decision Support Systems (DSS) adalah pendekatan data/object oriented clan pendekatan proses/process oriented. II.6.2. Pendekatan data , data oriented Pendekatan berorientasi objek ini mengambil asumsi dasar bahwa data lebih stabil dibandingkan dengan proses yang mempergunakannya. Pendekatan berorientasi objek ini menciptakan modul-modul database sebagai dokumen analisis sama 16
18. dengan batasan objek yang ada dalam sistem nyata. Dengan demikian, ada korespondensi satu satu antara objek sistem dan komponen dokumen analisis ketika pendekatan berorientasi objek ini diterapkan. Hal ini menjadi keuntungan yang signifikan dari penerapan model ini. Yang menjadi pusat perhatian dalam pendekatan ini adalah datanya, dan bukan proses yang menghasilkan data tersebut ataupun proses yang memanfaatkan data tersebut. Secara sederhana, pendekatan ini dapat ditunjukkan melalui diagram datanya. Gambar 2.4. Kegiatan Kontrol Anilisis Sistem II.6.3. Pendekatan Proses, process oriented Pendekatan berorientasi proses, process oriented ini mendasarkan metodologinya pada kestabilan proses. Kestabilan proses yang dimaksudkan adalah adanya proses yang sudah tertentu, jelas dan terdefinisi. Dengan spesifikasi proses seperti ini, maka database dapat dibuat dan diimplementasikan. Pendekatan berorientasi proses ini memusatkan perhatian pada sistem yang sedang dikembangkan, memanfaatkan penggunaan kembali kode- kode proses yang ada, evaluasi keterkaitan proses, penilaian terhadap produktivitas proses dan biaya, serta akhirnya membuat suatu proses standar. 17
19. Secara singkat, pendekatan ini menggambarkan sistem sebagai suatu jaringan dari proses-proses tertentu dan terdefinisi yang saling berinteraksi. Pendekatan ini menghasilkan di dalamnya rancangan database yang digunakan oleh proses- proses tersebut. Deskripsi dari data-data ini disimpan dalam data dictionary. 18
20. BAB IV PENUTUP IV.1. Kesimpulan Sebuah Sistem Pendukung Keputusan (SPK) atau Decision Support Systems (DSS) merupakan suatu reaksi terhadap beberapa solusi alternatif yang dilakukan secara sadar dengan menganalisa kemungkinan- kemungkinan dari alternatif tersebut bersama konsekuensinya. Setiap Sistem Pendukung Keputusan (SPK) akan membuat pilihan akhir, dapat berupa tindakan atau opini. Itu semua bermula ketika kita merasa memerlukan atau membutuhkan suatu keputusan atau decision yang harus dipertimbangkan dalam sebuah kondidisi atau keadaaan. Langkah dalam pembuatan Sistem Pendukung Keputusan (SPK) baik dari segi studi kelayakan, persetujuan terhadap proposal kelayakan, pemilihan hardware dan software, presentasikan pengetahuan yang diperoleh dari para ahli dan pakar kedalam komputer, implementasikan pengetahuan dalam bentuk bahasa yang dipahami oleh komputer, menggunakan suatu bahasa pemrograman, maupn dari segi uji sistem yang telah dibuat. DSS dapat memperluas dukungan manajer dalam pemecahan masalah, karena DSS disesuaikan dengan kebutuhan khusus manajer.
2. DAFTAR ISI BAB I. PENDAHULUAN 1.1. Latar Belakang Masalah 1.2. Landasan Teori Sistem Pendukung Keputusan 1.3. Tujuan 1.4. Rumusan masalah BAB II. PEMBAHASAN II.1. Perbedaan antara Decision Support Systems dan Managemen Information Systems II.2 Hubungan antara Decision Support Systems (DSS) dengan Expert Systems (ES) II.3. Keterkaitan antara Sistem Pendukung Keputusan dengan Pembuat Keputusan II.4. Menentukan Gaya Pembuat Keputusan II.5 Metode yang digunakan dalam Menyelesaikan Masalah-masalah Semiterstruktur II.6. Metode Analisis dan Perancangan Sistem II.6.1.Analisis Sistem II.6.2.Pendekatan data (data oriented) II.6.3.Pendekatan Proses (process oriented) BAB IV. PENUTUP IV.1. Kesimpulan. 1
3. BAB I PENDAHULUAN 1.1. Latar Belakang Masalah Salah satu produk hasil perkembangan teknologi adalah komputer. Komputer mempunyai kemampuan yang fantastis dalam banyak hal. Dengan kemampuannya itu menyebabkan komputer dapat diterima diberbagai kalangan, bahkan telah mejadi suatu kebutuhan. Perkembangan komputer dalam mejawab tantangan dan kebutuhan secara terus menerus berkembang dengan cepat. Salah satu kemampuan itu, adalah dalam pengelolaan data dan komunikasi informasi. Informasi dapat diakses dan diperoleh dengan cepat, tepat dan akurat. Selain mampu mengelola data atau informasi masih banyak kemampuan lain. Diantaranya kesanggupan untuk mengolah data dengan kecepatan tinggi, ketelitian yang dapat dipercaya, memiliki memory (daya ingat) yang tinggi, ready for use (tidak mengenal lelah). Kemampuan tersebut sangat dibutuhkan Sistem Informasi Manajemen pada dasarnya adalah pengelolaan data. Pengolahan data pada Sistem Informasi Manajemen mencakup Originating (perekaman), Classifying (klasifikasi), Sorting (penyusunan), Retrieving (pencarian), Calculating (perhitungan), Summarizing (penyusunan laporan), Storing (penyimpanan), Reproducing (penggandaan) dan Communicating (pembagian). Pengolahan data yang baik, lengkap, up-todate dan valid akan menghasilkan informasi yang baik pula. Informasi sangat dibutuhkan dalam proses pengambilan keputusan. Keputusan yang baik dan tepat perlu didukung oleh ketersediaan informasi yang akurat, cepat dan cukup. Dengan informasi yang demikian, supervisor/pimpinan suatu lembaga/organisasi dapat gambaran yang komplek dan spesifik dari suatu keputusan yang akan dirumuskan. Keputusan pun akan efisien dari aspek waktu karena data dapat diakses secara instan. Di samping itu keakuratan data lebih terjamin, sehingga keputusan yang dirumuskan akan lebih tepat dan dapat dirumuskan dalam waktu yang relatif lebih singkat. 2
4. I.2. Landasan Teori Sistem Pendukung Keputusan (SPK) Sistem pendukung keputusan (SPK) adalah bagian dari Sistem Informasi berbasis kompter, termasuk sistem berbasis pengetahuan (manajemen pengetahuan) yang dipakai untuk mendukung pengambilan keputusan dalam suatu organisasi atau sebuah perusahaan. Teori umum yang mendasari Decision Support Systems (DSS) : • Herbert A. Simon Menggunakan konsep keputusan terprogram dan tidak terprogram dengan phase pengambilan keputusan yang merefleksikan terhadap pemikisan Decision Support Systems (DSS) saat ini. • G Anthony Gory dan Michael S Scott Morton Menggunakan tahapan dalam pengambilan keputusan dengan membedakan antara struktur masalah dan tingkat keamanan. Dapat juga dikatakan sebagai sistem komputer yang mengolah data menjadi informasi untuk mengambil keputusan dari masalah baik yang bersifat terstuktur, tidak terstuktur, maupun semi-terstuktur. Ada beberapa jenis keputusan berdasarkan sifat dan jenisnya, menurut Herbet A. Simon : 1. Keputusan Terprogram Yaitu Keputusan yang bersifat berulang dan rutin, sedemikian sehingga suatu prosedur pasti telah dibuat untuk menanganinya. 2. Keputusan Tak Terprogram Yaitu keputusn yang bersifat baru, tidak terstruktur dan jarang konsekuen. Tidak ada metode yang pasti untuk menangani masalah tersebut. Dalam mengambil keputusan dibutuhkan adanya beberapa tahapan menurut Herbet A. Simon tahapan dalam Sistem Pengambilan Keputusan (SPK) terdapat empat tahap diantaranya : 3
5. 1. Kegiatan Intelijen Yakni kegiatan yang berorientasi untuk memaparkan masalah, pengumpulan data dan informasi, serta mengamati lingkungan mencari kondisi-kondisi yang perlu diperbaiki. 2. Kegiatan Merancang Yakni kegiatan yang berorientasi untuk menemukan, mengembangkan dan menganalisis berbagai alternatif tindakan yang mungkin. 3. Kegiatan Memilih Yakni kegiatan yang berorientasi untuk memilih satu rangkaian tindakan tertentu dari beberapa yang tersedia. 4. Kegiatan Menelaah Yakni kegiatan yang berorientasi terhadap penilaian pilihan-pilihan yang tersedia. Sebuah Informasi yang akan diolah menjadi sebuah keputusan yang akurat, lengkap dan baik diperlukan beberapa konsep dalam membentuk sebuah Sistem Informasi yang baik diantaranya : 1. Konsep Terstruktur Merupakan konsep berdasarkan suatu masalah yang memiliki struktur masalah pada 3 tahap pertama, yaitu intelijen, rancangan dan pilihan. 2. Konsep Tak Terstuktur Merupakan konsep berdasarkan suatu masalah yang sama sekali tidak memiliki struktur, seperti yang diuraikan berdasarkan tahapan dari Sistem Pendukung Keputusan (DSS) oleh Hebert A. Simon 3. Konsep Semi-terstruktur Merupakan konsep berdasarkan suatu masalah yang memiliki struktur hanya pada satu atau dua tahapan dari Sisem Pendukung Keputusan (SPK) yang diuraikan oleh Hebert A. Simon. 4
6. Definisi Sistem Pendukung Keputusan (SPK) menurut pandangan seorang Hebert A. Simon yakni merupakan suatu sistem yang memberikan kontribusi terhadap para manajer untuk memberikan dukungan dalam pengambilan keputusan. 1.3. Tujuan Tujuan dari Sistem Pendukung Keputusan (SPK) : • Membantu menyelesaikan masalah semi-terstruktur • Mendukung manajer dalam mengambil keputusan • Meningkatkan efektifitas bukan efisiensi pengambilan keputusan Tujuan tersebut mengacu pada tiga prinsip dasar dalam Sistem Pendukung Keputusan (SPK) diantaranya : 1. Struktur masalah Yaitu untuk masalah terstruktur, penyelesaian dapat dilakukan dengan menggunakan rumus-rumus yang sesuai, sedangkan untuk masalah tak terstruktur tidak dapat dikomputerisasi. Sementara mengenai Sistem Pendukung Keputusan (SPK) dikembangkan khususnya untuk masalah yang semi-terstruktur. 2. Dukungan keputusan Yaitu Sistem Pendukung Keputusan (SPK) tidak dimaksudkan untuk menggantikan manajer, karena komputer berada di bagian terstruktur, sementara manajer berada di bagian tak terstruktur untuk memberi penilaian dan melakukan analisis. Manajer dan komputer bekerja sama sebagai sebuah tim pemecah masalah semi terstruktur. 3. Evektifitas keputusan Yaitu merupakan tujuan utama dari Sistem Pendukung Keputusan (SPK), bukan untuk mempersingkat waktu dalam pengambilan keputusan, tapi agar keputusan yang dihasilkan dapat lebih baik. 5
7. STRUCTURED (Computer solution) SEMI-TERSTRUKTUR (Computer+Manajer Solution) UNSTRUCTURED (Manajer Solution) Gambar1.1 DSS fokus terhadap pada masalah semi – terstuktur Beberapa pengelompokan kriteria dari sebuah Sistem Pendukung Keputusan (SPK) yang tersedia diantaranya : 1. Interaktif Sistem Pendukung Keputusan (SPK) memiliki user interface yang komunikatif sehingga user (pengguna) dapat melakukan akses secara cepat ke data dan memperoleh informasi yang dibutuhkan. 2. Fleksibel Sistem Pendukung Keputusan (SPK) memiliki kemampuan sebanyak mungkin terhadap variable masukan, kemampuan untuk mengolah dan memberikan keluaran untuk menyajikan alternatif-alternatif keputusan kepada user (pengguna). 6
8. 3. Data kualitas Sistem Pendukung Keputusan (SPK) memiliki kemampuan untuk menerima data kualitas yang dikuantitaskan yang sifatnya subyektif dari pemakainya, sebagai data masukan untuk pengolahan data. Misalnya : penilaian terhadap kecantikan yang bersifat kualitas, dapat dikuantitaskan dengan pemberian bobot nilai seperti 75 atau 90. 4. Prosedur pakar Sistem Pendukung Keputusan (SPK) mengandung suatu prosedur, yang dirancang berdasarkan rumusan formal atau berupa prosedur kepakaran seseorang atau kelompok dalam menyelesaikan suatu bidang masalah dengan fenomena tertentu. Dalam pembuatan Sistem Pendukung Keputusan (SPK) diperlukan adanya langkah-langkah dalam membentuk sebuah sistem diantaranya yakni : 1. Studi kelayakan Langkah yang diambil sebelum membuat Sistem Pendukung Keputusan (SPK) perlu adanya penelitian terlebih dahulu berdasarkan segi kelayakannya, mengingat adanya faktor biaya, faktor waktu, faktor tenaga, maupun dari faktor finansial. 2. Persetujuan terhadap proposal kelayakan Langkah yang berorientasii terhadap segi kelayakan proposal, harus dapat menjelaskan kebutuhan dan urgensi dari keberadaan sistem tersebut, keuntungan dan biaya dari pembentukan Sistem Pendukung Keputusan (SPK), waktu yg dibutuhkan, ketersediaan ahli atau pakar yg merupakan sumber pengetahuan pokok dari penerapan Sistem Pendukung Keputusan (SPK), serta adanya ketersediaan terhadap perangkat keras, hardware dan perangkat lunak, software baik yg utama maupun pendukungnya. 3. Pemilihan perangkat keras, hardware dan perangkat lunak, software. 4. Merepresentasikan pengetahuan yang diperoleh dari para ahli dan pakar ke dalam komputer. 7
9. 5. Mengimplementasikan pengetahuan dalam bentuk bahasa yang dipahami oleh komputer, menggunakan suatu bahasa pemrograman. 6. Menguji system yg telah dibuat. Gambar1.2. Model dari Sistem Pendukung Keputusan (SPK) I.4. Rumusan Masalah a. Jelaskan Perbedaan antara Decision Support System (DSS) dengan Management Information Systems (MIS)? b. Apa Hubungan antara Decision Support Systems (DSS) dengan Expert Systems (ES)? c. Bagaimana keterkaitan antara sistem pendukung keputusan dengan pembuat keputusan? d. Bagaimana menentukan gaya pembuat keputusan dan fase-fase penyelesaian masalah? e. Metode apa yang digunakan dalam menyelesaikan masalah-masalah semiterstruktur? f. Jelaskan metode analisis perancangan sistem? 8
10. 3. Data kualitas Sistem Pendukung Keputusan (SPK) memiliki kemampuan untuk menerima data kualitas yang dikuantitaskan yang sifatnya subyektif dari pemakainya, sebagai data masukan untuk pengolahan data. Misalnya : penilaian terhadap kecantikan yang bersifat kualitas, dapat dikuantitaskan dengan pemberian bobot nilai seperti 75 atau 90. 4. Prosedur pakar Sistem Pendukung Keputusan (SPK) mengandung suatu prosedur, yang dirancang berdasarkan rumusan formal atau berupa prosedur kepakaran seseorang atau kelompok dalam menyelesaikan suatu bidang masalah dengan fenomena tertentu. Dalam pembuatan Sistem Pendukung Keputusan (SPK) diperlukan adanya langkah-langkah dalam membentuk sebuah sistem diantaranya yakni : 1. Studi kelayakan Langkah yang diambil sebelum membuat Sistem Pendukung Keputusan (SPK) perlu adanya penelitian terlebih dahulu berdasarkan segi kelayakannya, mengingat adanya faktor biaya, faktor waktu, faktor tenaga, maupun dari faktor finansial. 2. Persetujuan terhadap proposal kelayakan Langkah yang berorientasii terhadap segi kelayakan proposal, harus dapat menjelaskan kebutuhan dan urgensi dari keberadaan sistem tersebut, keuntungan dan biaya dari pembentukan Sistem Pendukung Keputusan (SPK), waktu yg dibutuhkan, ketersediaan ahli atau pakar yg merupakan sumber pengetahuan pokok dari penerapan Sistem Pendukung Keputusan (SPK), serta adanya ketersediaan terhadap perangkat keras, hardware dan perangkat lunak, software baik yg utama maupun pendukungnya. 3. Pemilihan perangkat keras, hardware dan perangkat lunak, software. 4. Merepresentasikan pengetahuan yang diperoleh dari para ahli dan pakar ke dalam komputer. 9
11. • Relevansinya untuk manajer ada recomendasi detail dan metodelogi baru untuk menangani masalah-masalah yang kompleks. Sedangkan jika ditinjau dari karakteristik Decision Support System (DSS) itu sendiri diantaranya : • Kajiannnya terhadap pada keputusan-keputusan, dimana stuktur yang cukup untuk komputer dan alat bantu analitis yang memiliki nilai tersendiri, tetapi tetap mempertimbangkan manajer yang memiliki esensi utama. • Hasil utamanya adalah dalam peningkatan jangkauan dan kemampuan dari proses pengambilan keputusan para manajer untuk membantu mereka meningkatkan efektivitasnya. • Relevansinya untuk maanjer dalam pembuatan tool pendukung, dibawah pengawasan mereka, yang tidak ditujukan untuk mengotomatiskan proses pengambilan keputusan, tujuan sistem, atau solusi tertentu. Gambar2.1. Relasi antara EDP., MIS, dan DSS 10
12. II.2 Hubungan antara Decision Support Systems (DSS) dengan Expert Systems (ES) • Awal mulanya Decision Support Systems (DSS) dan Expert Systems (ES) berebeda dan sama sekali tak berhubungan dengan sistem yang terkomputerisasi. • Antara Decision Support Systems (DSS) dan Expert Systems (ES) berkembang paralel, tapi saling tidak ketergantungan dan berjalan sendiri-sendiri. Cuma untuk saat ini kita dapat menggabungkan potensi dari keduanya. • Berdasarkan kenyataannya, hal ini disebabkan karena adanya perbedaan kapabilitas diantara kedua tool, meeka dapat mengkomplemen satu sama lain, membuatnya menjadi powerfull, terintegrasi, sistem yang berbasis komputer, dan jelas dapat meningkatkan pengambilan keputusan secara manajerial. Gambar2.2. Perbedaan antara DSS dan ES 11
13. Dalam proses pegambilan keputusan diperlukan beberapa langkah (step) dari sebuah informasi yang ada diantaranya yakni : 1. Langkah Pertama Mengdefinisikan masalah (pada kesempatan yang ada), Expert Systems (ES) dapat membantu dalam mendesain alur informasi pada eksekutif (misalnya, bagaimana utuk memonitor, kapan waktu untuk memonitor) dan dalam penginterpreasian informasi. Disebabkan beberapa informasi bersifat fuzzy, maka kombinasi antara Expert Systems (ES) tentu akan membantu. Seluruh area dari proses scanning, monitoring, forecasting, (misalnya perubhaan zaman/tren) dan penginterpretasian sangat dibantu oleh adanya komputerisasi. Demikian juga halnya pada Natural Language Processors (NLP) akan berguna dalam menyimpulakan sebuah informasi didalamnya. 2. Langkah Kedua Menganalisis masalah. Sesekali suatu masalah (kesempatan) teridentifikasi, pertanyaan selnajutnya adalah apa yang harus di kerjakan dengan hal ini ? Disinilah langkah analisis berperan. Analisis bisa bersifat kualitatif ataupun kuantitatif (kombinasinya). Analisis kuantitatif di dukung oleh Decision Support Systems (DSS) dan tool – tool analsis kuantitatif. Sednagkan untuk analisis kualitatif di dukung oleh Expert Systems (ES). 3. Langkah Ketiga Memilih solusi. Pada langkah ini, keputusan dibuat dengan memperhatikan masalahnya (kesempatan) berdasarkan hasil dari analisis. Langkah ini didukung oleh Decision Support Systems (DSS), jika pengambilan keputusan dilakukan oleh seseorang, atau jika keputusan dibuat oleh sekelompok orang Group Decision Support Systems (GDSS). 12
14. 4. Langkah Kempat Implemantasi solusi. Pada langkah ini, keputusan untuk mengimplementasikan solusi tertentu dilakukan, Decision Support Systems (DSS) atau Expert Systems (ES) dapat mendukung dan berperan pada langkah ini. Gambar2.3. Proses pengambilan keputusan secara terkomputerisasi II.3 Keterkaitan antara Sistem Pendukung Keputusan dengan Pembuat Keputusan. Beberapa konsep yang membantu dalam pembuatan sistem pendukung keputusan, diantaranya pembuatan keputusan beresiko. Pembuatan keputusan biasanya mengasumsi keputusan yang dibuat berdasarkan tiga rangkaian kondisi yaitu kepastian, ketidakpastian dan 13
15. resiko. Dari ketiga rangkaian kondisi tersebut yang dimaksud dengan kepastian, adalah kita mengetahui segala sesuatu sebelumnya dalam membuat keputusan. Dalam kondisi kepastian terdapat model ilmu pengetahuan manajemen umum yang mengasumsikan kondisi-kondisi kepastian contohnya program linier dimana sumber daya, tingkat konsumsi, tekanan dan laba diasumsikan sudah diketahui dan tepat. Sedangkan, ketidakpastian merupakan sebaliknya yaitu kita tidak mengetahui tentang probabilitas atau konsekuensi keputusan-keputusan kita. Diantara dua perbedaan dari kepastian dan ketidakpastian terdapat serangkain kondisi yang disebut resiko. Keputusan-keputusan yang dibuat mengandung resiko mengasumsikan kita bahwa setidaknya tahu tentang alternatif-alternatif yang digunakan. II.4 Menentukan Gaya Pembuat Keputusan Gaya pembuatan keputusan menggunakan perameter gaya pembuatan keputusan yang didasarkan pada cara dimana informasi dikumpulkan, diproses, dan digunakan, serta bagaimana informasi dikomunikasikan dan diterapkan. Dalam pembuatan gaya pembuatan keputusan terdapat penggolongan keputusan yaitu keputusan analitisdan heuristik seperti yang terlihat pada tabel : Pembuat Keputusan Analitis Pembuat Keputusan Heuristik Belajar dengan menganalisis Belajar dengan bertindak. Menggunakan prosedur langkah Menggunakan trial and error. dengan langkah. Menilai informasi dan model-model Menilai pengalaman. secara kuantitatif. Membangun algoritma dan model- Mengandalkan pengindraan. model matematis. Mengupayakan solusi yang Mengupayakan solusi optimal. memuaskan. Tabel 2.1. Perbedaan antara Keputusan Analitis dan Heuristik 14
16. Pembuatan Keputusan Analitis, pembuatan keputusan analitis tergantung pada informasi yang dipilih secara sistematisdan dievaluasi dengan sistematis puladengan cara memperkecil alternatif-alternatif yang ada serta membuat suatu keputusan berdasarkan keputusan tersebut. Pembuatan Keputusan Heuristik, pembuatan keputusan yang menggunakan heuristik membuat keputusan dengan bantuan beberapa petunjuk (petunjuk praktis), meskipun mereka tida selalu diterapkan secara konsisten atau sistematis. Mereka mengupayakan kepuasan, bukan solusi optimal. Heuristik umumnya berdasarkan pengalaman. Gaya pembuatan keputusan tersebut berhubungan dengan keterbukaan dan ketertutupan sistem organisasi. Jika informasi dapat mengalir bebas, maka peluang untuk menggunakan bantuan keputusan dan analisis sistem bisa lebih besar. Jika informasi tepat waktu sulit diperoleh, suatu organisasi bisa mendorong menuju gaya yang heuristik. Dalam penyelesaian suatu masalah terdapat tiga fase penyelesaian masalah yaitu : Kercedasan Kecerdasan adalah kesadaran mengenai suatu masalah atau peluang. Dalam hal ini, pembuat keputusan berupaya mencari lingkungan bisnis internal dan eksternal, memeriksa keputusan- keputusan yang yang perlu dibuat, dan masalah-masalah yang perlu diatasi. Atau peluang-peluang yang perlu dipertimbangkan. Kecerdasan berarti kecerdasan aktif dan akan perubahan-perubahan di lingkungan yang menuntut dilakukannya tindakan-tindakan tertentu. Perancangan Dalam fase perancangan, pembuat keputusan merumuskan suatu masalah dan menganalisis sejumlah solusi alternatif. 15
17. Pemilihan Dalam pemilihan fase ini, pembuat keputusan memilih solusi masalah atau peluang yang ditandai dalam fase kecerdasan. Pemilihan ini diikuti dari analisis sebelumnya dalam fase perancangan dan memperkuatnya lewat informasi-informasi yang diperoleh dalam fase pemilihan. II.5 Metode yang digunakan dalam menyelesaikan masalah-masalah Semiterstruktur Dengan menggunakan keputusan kriteria ganda sebagai metode yang digunakan dalam menyelesaikan masalah-masalah semiterstruktur. Dalam membentuk model keputusan-keputusan serialitas mungkin, peneliti mengembangkan beberapa pendekatan untuk mengevaluasi tujuan ganda atau masalah-masalah kriteria ganda. Pendekatan kritera ganda memungkinkan pembuat keputusan menyusun prioritas mereka serta memungkinkan ditampilkannya analisis sensitifitas dengan menanyakan jenis pertanyaan Bagaimana jika? Metode ini meliputi metode-metode pembobotan, pendekatan batasan konjungtif, pemrosesan hierarki analitis, dan pemrograman tujuan. II.6. Metode Analisis dan Perancangan Sistem II.6.1. Analisis Sistem, system analist Pendekatan yang umumnya digunakan dalam sistem pendukung keputusan (SPK) atau Decision Support Systems (DSS) adalah pendekatan data/object oriented clan pendekatan proses/process oriented. II.6.2. Pendekatan data , data oriented Pendekatan berorientasi objek ini mengambil asumsi dasar bahwa data lebih stabil dibandingkan dengan proses yang mempergunakannya. Pendekatan berorientasi objek ini menciptakan modul-modul database sebagai dokumen analisis sama 16
18. dengan batasan objek yang ada dalam sistem nyata. Dengan demikian, ada korespondensi satu satu antara objek sistem dan komponen dokumen analisis ketika pendekatan berorientasi objek ini diterapkan. Hal ini menjadi keuntungan yang signifikan dari penerapan model ini. Yang menjadi pusat perhatian dalam pendekatan ini adalah datanya, dan bukan proses yang menghasilkan data tersebut ataupun proses yang memanfaatkan data tersebut. Secara sederhana, pendekatan ini dapat ditunjukkan melalui diagram datanya. Gambar 2.4. Kegiatan Kontrol Anilisis Sistem II.6.3. Pendekatan Proses, process oriented Pendekatan berorientasi proses, process oriented ini mendasarkan metodologinya pada kestabilan proses. Kestabilan proses yang dimaksudkan adalah adanya proses yang sudah tertentu, jelas dan terdefinisi. Dengan spesifikasi proses seperti ini, maka database dapat dibuat dan diimplementasikan. Pendekatan berorientasi proses ini memusatkan perhatian pada sistem yang sedang dikembangkan, memanfaatkan penggunaan kembali kode- kode proses yang ada, evaluasi keterkaitan proses, penilaian terhadap produktivitas proses dan biaya, serta akhirnya membuat suatu proses standar. 17
19. Secara singkat, pendekatan ini menggambarkan sistem sebagai suatu jaringan dari proses-proses tertentu dan terdefinisi yang saling berinteraksi. Pendekatan ini menghasilkan di dalamnya rancangan database yang digunakan oleh proses- proses tersebut. Deskripsi dari data-data ini disimpan dalam data dictionary. 18
20. BAB IV PENUTUP IV.1. Kesimpulan Sebuah Sistem Pendukung Keputusan (SPK) atau Decision Support Systems (DSS) merupakan suatu reaksi terhadap beberapa solusi alternatif yang dilakukan secara sadar dengan menganalisa kemungkinan- kemungkinan dari alternatif tersebut bersama konsekuensinya. Setiap Sistem Pendukung Keputusan (SPK) akan membuat pilihan akhir, dapat berupa tindakan atau opini. Itu semua bermula ketika kita merasa memerlukan atau membutuhkan suatu keputusan atau decision yang harus dipertimbangkan dalam sebuah kondidisi atau keadaaan. Langkah dalam pembuatan Sistem Pendukung Keputusan (SPK) baik dari segi studi kelayakan, persetujuan terhadap proposal kelayakan, pemilihan hardware dan software, presentasikan pengetahuan yang diperoleh dari para ahli dan pakar kedalam komputer, implementasikan pengetahuan dalam bentuk bahasa yang dipahami oleh komputer, menggunakan suatu bahasa pemrograman, maupn dari segi uji sistem yang telah dibuat. DSS dapat memperluas dukungan manajer dalam pemecahan masalah, karena DSS disesuaikan dengan kebutuhan khusus manajer.
Fokus informasi (SIM)
Sistem informasi manajemen (management information systems atau sering dikenal dengan singkatannya MIS) merupakan penerapan sistem informasi di dalam organisasi untuk mendukung informasi-informasi yang dibutuhkan oleh semua tingkatan manajemen.
SIM (sistem informasi manajemen) dapat didefinisikan sebagai kumpulan dari interaksi sistem-sistem informasi yang bertanggung jawab mengumpulkan dan mengolah data untuk menyediakan informasi yang berguna untuk semua tingkatan manajemen di dalam kegiatan perencanaan dan pengendalian. SIM selalu berhubungan denganpengolahan informasi yang didasarkan pada komputer (computer-based information processing). SIM merupakan kumpulan
dari sistem-sistem informasi:
1. Sistem informasi akuntansi (accounting information systems), menyediakan informasi dan transaksi keuangan.
2. Sistem informasi pemasaran (marketing information systems), menyediakan informasi untuk penjualan, promosi penjualan, kegiatan-kegiatan pemasaran,
kegiatan-kegiatan penelitian pasar dan lain sebagainya yang berhubungan dengan pemasaran.
3. Sistem informasi manajemen persediaan (inventory management information systems).
4. Sistem informasi personalia (personnel information systems).
5. Sistern informasi distribusi (distribution information systems).
6. Sistem informasi pembelian (purchasing information systems).
7. Sistem informasi perbendaharaan (treasury information systems).
8. Sistem informasi analisis kredit (credit analysis information systems).
9. Sistem informasi penelitian dan pengembangan (research and development information systems).
10. Sistem informasi engeneering (engineering information systems).
Semua sistem-sistem informasi tersebut dimaksudkan untuk memberikan informasi kepada semua tingkatan manajemen, yaitu manajemen tingkat bawah (lower level management), managemen tingkat menengah (middle level management) dan manajemen tingkat atas (top level management).
Top level management dan executive management dapat terdiri dan direktur utama (president), direktur (vice-president) dan eksekutif lainnya di fungsi-fungsi pemasaran, pembelian, teknik, produksi, keuangan dan akuntansi.
Sedang middle level management dapat terdiri dari manajer-manajer divisi dan manajer-manajer cabang.
Lower level management disebut dengan operating management dapat meliputi mandor dan pengawas.Top level management disebut juga dengar strategic level, middle level management dengan tactical level dan lower level management dengan technical level.
http://wildan.eltika.net/pengenalan-sistem-informasi-manajemen-sim.html/
Informasi merupakan sumber daya utama bagi manajer yang dapat dikelola, bersumber pada 2 pengaruh :
1. Kegiatan bisnis semakin kompleks.
2. Komputer mencapai kemampuan yang semakin baik.
Output yang dihasilkan digunakan oleh manajer dan orang-orang yang membutuhkan.
Computer Literate
Keahlian Manajer
Information Literate
Sumber daya Manajemen Informasi :
1. Sumber daya FISIK : manusia, mesin, material, uang.
2. Sumber daya KONSEPTUAL : Informasi (termasuk data).
Tugas manajer mengelola sumber daya ini agar dapat digunakan secara efektif.
Manajer harus memastikan bahwa data mentah yang terkumpul dan kemudian diproses menjadi informasi yang berguna dan kemudian memastikan bahwa informasi tersebut layak digunakan oleh oarng-orang dilingkungan organisasi dalam bentuk yang tepat danpada saat yang tepat sehingga informasi tersebut dapat digunakan secara maksimal. Akhirnya manajer membuang informasi yang tidak berguna dan menggantinya dengan informasi yang up-to-date.
Semua Kegiatan diatas dinamakan “Manajemen Informasi”.
Pentingnya Manajemen informasi dalam Perusahaan, disebabkan karena :
o Kompleksitas kegiatan bisnis yang semakin meningkat, disebabkan :
1. Pengaruh ekonomi internasional, co : gejolak inflasi.
2. Persaingan dunia.
3. Batas waktu yang singkat.
4. Kendala-kendala sosial.
o Kemampuan komputer yang semakin baik.
Tingkatan-tingkatan manajemen :
Fungsi-fungsi manajemen (Henry Fayol)
1. Manajer merencanakan apa yang akan dilakukan.
2. Manajer mengorganisasikan untuk mencapai rencana tersebut.
3. Manajer menyusun staff organisasi dengan sumber daya yang diperlukan.
4. Dengan sumber daya yang ada, para manajer mengarahkan untuk melaksanakan rencana tersebut.
5. Akhirnya para manajer mengendalikan (controlling) sumber daya tersebut dan menjaganya agar tetap beroperasi secara optimal.
Keahlian Pihak Manajemen :
1. Komunikasi, manajer menerima/mengirimkan informasi dalam bentuk :
o Lisan ; pada saat meeting, dll.
o Tulisan ; laporan, surat, dll.
2. Pemecahan Masalah, sebagai kegiatan yang mengarah pada solusi suatu permasalahan (manajer terlibat dalam pengambilan keputusan).
Jenis – jenis Sistem :
a. Sistem Terbuka, mendapat pengaruh dari lingkungan luar. Co. Organisasi.
b. Sistem tertutup, tidak mendapat pengaruh dari lingkungan luar. Co. Sistem Lab. yang tidak boleh terkontaminasi dengan udara luar.
Data dan Informasi
Data ; bentuk yang belum diolah, terdiri dari fakta-fakta dan angka-angka yang secara relatif tidak berarti bagi pemakai.
Informasi ; bentuk yang sudah diolah/diproses dan secara relatif memberikan arti bagi pemakainya.
EVOLUSI SISTEM INFORMASI BERBASIS KOMPUTER
1. Fokus pada data (S.I.A)
Nama yang diberikan untuk aplikasi akuntansi berbasis komputer adalah Pengolahan Data Elektronik, kemudian digunakan istilah Sistem Informasi Akuntansi untuk menggambarkan sistem yang memproses aplikasi pengolahan data perusahaan.
2. Fokus pada informasi (S.I.M)
Aplikasi komputer harus diterapkan untuk tujuan utama menghasilkan informasi.
3. Fokus pada pendukung keputusan (D.S.S)
Sistem penghasil informasi yang ditujukan pada suatu masalah tertentu yang harus dipecahkan oleh manajer dan keputusan yang harus dibuat oleh manajer.
4. Fokus pada komunikasi (O.A)
Difokuskan pada Otomatisasi Kantor, memudahkan komunikasi dan meningkatkan produktivitas diantara para manajer dan pekerja melalui penggunaan alat-alat elektronik.
5. Fokus pada konsultasi (Sistem Pakar)
Sebuah perangkat lunak komputer yang memiliki basis pengetahuan untuk domain tertentu dan menggunakan penalaran inferensi menyerupai seorang pakar dalam memecahkan masalah. Sistem pakar adalah sebuah teknik inovatif baru dalam menangkap dan memadukan pengetahuan.
SIM (sistem informasi manajemen) dapat didefinisikan sebagai kumpulan dari interaksi sistem-sistem informasi yang bertanggung jawab mengumpulkan dan mengolah data untuk menyediakan informasi yang berguna untuk semua tingkatan manajemen di dalam kegiatan perencanaan dan pengendalian. SIM selalu berhubungan denganpengolahan informasi yang didasarkan pada komputer (computer-based information processing). SIM merupakan kumpulan
dari sistem-sistem informasi:
1. Sistem informasi akuntansi (accounting information systems), menyediakan informasi dan transaksi keuangan.
2. Sistem informasi pemasaran (marketing information systems), menyediakan informasi untuk penjualan, promosi penjualan, kegiatan-kegiatan pemasaran,
kegiatan-kegiatan penelitian pasar dan lain sebagainya yang berhubungan dengan pemasaran.
3. Sistem informasi manajemen persediaan (inventory management information systems).
4. Sistem informasi personalia (personnel information systems).
5. Sistern informasi distribusi (distribution information systems).
6. Sistem informasi pembelian (purchasing information systems).
7. Sistem informasi perbendaharaan (treasury information systems).
8. Sistem informasi analisis kredit (credit analysis information systems).
9. Sistem informasi penelitian dan pengembangan (research and development information systems).
10. Sistem informasi engeneering (engineering information systems).
Semua sistem-sistem informasi tersebut dimaksudkan untuk memberikan informasi kepada semua tingkatan manajemen, yaitu manajemen tingkat bawah (lower level management), managemen tingkat menengah (middle level management) dan manajemen tingkat atas (top level management).
Top level management dan executive management dapat terdiri dan direktur utama (president), direktur (vice-president) dan eksekutif lainnya di fungsi-fungsi pemasaran, pembelian, teknik, produksi, keuangan dan akuntansi.
Sedang middle level management dapat terdiri dari manajer-manajer divisi dan manajer-manajer cabang.
Lower level management disebut dengan operating management dapat meliputi mandor dan pengawas.Top level management disebut juga dengar strategic level, middle level management dengan tactical level dan lower level management dengan technical level.
http://wildan.eltika.net/pengenalan-sistem-informasi-manajemen-sim.html/
Informasi merupakan sumber daya utama bagi manajer yang dapat dikelola, bersumber pada 2 pengaruh :
1. Kegiatan bisnis semakin kompleks.
2. Komputer mencapai kemampuan yang semakin baik.
Output yang dihasilkan digunakan oleh manajer dan orang-orang yang membutuhkan.
Computer Literate
Keahlian Manajer
Information Literate
Sumber daya Manajemen Informasi :
1. Sumber daya FISIK : manusia, mesin, material, uang.
2. Sumber daya KONSEPTUAL : Informasi (termasuk data).
Tugas manajer mengelola sumber daya ini agar dapat digunakan secara efektif.
Manajer harus memastikan bahwa data mentah yang terkumpul dan kemudian diproses menjadi informasi yang berguna dan kemudian memastikan bahwa informasi tersebut layak digunakan oleh oarng-orang dilingkungan organisasi dalam bentuk yang tepat danpada saat yang tepat sehingga informasi tersebut dapat digunakan secara maksimal. Akhirnya manajer membuang informasi yang tidak berguna dan menggantinya dengan informasi yang up-to-date.
Semua Kegiatan diatas dinamakan “Manajemen Informasi”.
Pentingnya Manajemen informasi dalam Perusahaan, disebabkan karena :
o Kompleksitas kegiatan bisnis yang semakin meningkat, disebabkan :
1. Pengaruh ekonomi internasional, co : gejolak inflasi.
2. Persaingan dunia.
3. Batas waktu yang singkat.
4. Kendala-kendala sosial.
o Kemampuan komputer yang semakin baik.
Tingkatan-tingkatan manajemen :
Fungsi-fungsi manajemen (Henry Fayol)
1. Manajer merencanakan apa yang akan dilakukan.
2. Manajer mengorganisasikan untuk mencapai rencana tersebut.
3. Manajer menyusun staff organisasi dengan sumber daya yang diperlukan.
4. Dengan sumber daya yang ada, para manajer mengarahkan untuk melaksanakan rencana tersebut.
5. Akhirnya para manajer mengendalikan (controlling) sumber daya tersebut dan menjaganya agar tetap beroperasi secara optimal.
Keahlian Pihak Manajemen :
1. Komunikasi, manajer menerima/mengirimkan informasi dalam bentuk :
o Lisan ; pada saat meeting, dll.
o Tulisan ; laporan, surat, dll.
2. Pemecahan Masalah, sebagai kegiatan yang mengarah pada solusi suatu permasalahan (manajer terlibat dalam pengambilan keputusan).
Jenis – jenis Sistem :
a. Sistem Terbuka, mendapat pengaruh dari lingkungan luar. Co. Organisasi.
b. Sistem tertutup, tidak mendapat pengaruh dari lingkungan luar. Co. Sistem Lab. yang tidak boleh terkontaminasi dengan udara luar.
Data dan Informasi
Data ; bentuk yang belum diolah, terdiri dari fakta-fakta dan angka-angka yang secara relatif tidak berarti bagi pemakai.
Informasi ; bentuk yang sudah diolah/diproses dan secara relatif memberikan arti bagi pemakainya.
EVOLUSI SISTEM INFORMASI BERBASIS KOMPUTER
1. Fokus pada data (S.I.A)
Nama yang diberikan untuk aplikasi akuntansi berbasis komputer adalah Pengolahan Data Elektronik, kemudian digunakan istilah Sistem Informasi Akuntansi untuk menggambarkan sistem yang memproses aplikasi pengolahan data perusahaan.
2. Fokus pada informasi (S.I.M)
Aplikasi komputer harus diterapkan untuk tujuan utama menghasilkan informasi.
3. Fokus pada pendukung keputusan (D.S.S)
Sistem penghasil informasi yang ditujukan pada suatu masalah tertentu yang harus dipecahkan oleh manajer dan keputusan yang harus dibuat oleh manajer.
4. Fokus pada komunikasi (O.A)
Difokuskan pada Otomatisasi Kantor, memudahkan komunikasi dan meningkatkan produktivitas diantara para manajer dan pekerja melalui penggunaan alat-alat elektronik.
5. Fokus pada konsultasi (Sistem Pakar)
Sebuah perangkat lunak komputer yang memiliki basis pengetahuan untuk domain tertentu dan menggunakan penalaran inferensi menyerupai seorang pakar dalam memecahkan masalah. Sistem pakar adalah sebuah teknik inovatif baru dalam menangkap dan memadukan pengetahuan.
Fokus data (SIA / EDP)
SISTEM INFORMASI AKUNTANSI
SISTEM
* Sekelompok elemen-elemen yang terintegrasi dengan maksud yang sama untuk mencapai suatu tujuan.
Elemen sistem :
Tidak semua sistem memiliki kombinasi elemen yang sama, tapi suatu susunan dasar adalah :Input, Transformasi, Output, Mekanisme Kontrol, Tujuan.
Jenis Sistem :
Sistem Lingkaran Terbuka à sistem yang tidak mempunyai elemen mekanisme kontrol, dan tujuan.
Sistem Lingkaran Tertutup à sistem yang disertai oleh adanya elemen mekanisme kontrol dan tujuan.
Sifat Sistem :
1. Sistem terbuka : Sistem yang dihubungkan dengan lingkungannya melalui arus sumberdaya.
2. Sistem Tertutup : Sistem yang sama sekali tidak berhubungan dengan lingkungannya.
Sistem Fisik : sistem yang terdiri dari sejumlah sumber daya fisik
Sistem Konseptual : sistem yang menggunakan sumberdaya konseptual (data dan informasi) untuk mewakili suatu sistem fisik.
Evolusi Sistem Informasi Berbasis Komputer
Fokus Awal Pada Data
Pada awal abad ke 20 pemakaian komputer terbatas hanya untuk aplikasi akuntansi dan digunakan nama EDP yang merupakan aplikasi sistem informasi yang paling dasar dalam setiap perusahaan. Sekarang kita menggunakan istilah SIA untuk menggantikan EDP.
Fokus Baru Pada Informasi
Konsep penggunaan komputer untuk mendukung sistem informasi manajemen mulai diperkenalkan pada tahun 1964 oleh para pembuat komputer. Konsep SIM menyadari bahwa aplikasi komputer harus diterapkan untuk tujuan utama menghasilkan informasi manajemen.
Fokus Revisi Pada Pendukung Keputusan
Sementara SIM terus berkembang dalam menghadapi kelemahan-kelemahannya, muncul pendekatan baru dengan nama DSS, yaitu sistem penghasil informasi yang ditujukan pada suatu masalah tertentu yang harus dipecahkan oleh manajer.
Fokus Sekarang Pada Komunikasi
Penerapan OA (Office Automation) untuk memudahkan komunikasi dan peningkatan produktivitas diantara para manajer dan pekerja kantor lainnya melalui penggunaan alat-alat elektronik.
Fokus Potensial Pada Konsultasi
Saat ini sedang berlangsung gerakan untuk menerapkan Kecerdasan Buatan (AI) bagi masalah-masalah bisnis. Ide dasar dari AI adalah bahwa komputer dapat diprogram untuk melaksanakan sebagian penalaran logis yang sama seperti manusia.
Definisi SIA :
Suatu komponen organisasi yang mengumpulkan, mengklasifikasikan, mengolah, menganalisa dan mengkomunikasikan informasi finansial dan pengambilan keputusan yang relevan bagi pihak luar perusahaan dan pihak ekstern.
Karakteristik SIA yang membedakannya dengan subsistem CBIS lainnya :
1. SIA melakasanakan tugas yang diperlukan
2. Berpegang pada prosedur yang relatif standar
3. Menangani data rinci
4. Berfokus historis
5. Menyediakan informasi pemecahan minimal
Perbedaan SIA dan SIM :
* SIA mengumpulkan mengklasifikasikan, memproses, menganalisa dan mengkomunikasikan informasi keuangan sedang
* SIM mengumpulkan mengklasifikasikan, memproses, menganalisa dan mengkomunikasikan semua tipe informasi
2 komponen SIA
- Spesialis Informasi
- Akuntan
Contoh SIA sebagai pusat informasi perusahaan :
Bagian pemasaran mempertimbangkan untuk memperkenalkan jenis produk baru dalam jajaran produksi perusahaan, untuk itu bagian tersebut meminta laporan analisa perkiraan keuntungan yang dapat diperoleh dari usulan produk baru tersebut
Bagian SIA memproyeksikan perkiraan biaya dan perkiraan pendapatan yang berhubungan dengan produk tersebut, kemudian data yang diperoleh diproses oleh EDP. Setelah diproses hasilnya dikembalikan ke bagian SIA untuk kemudian diberikan ke bagian pemasaran.
Selanjutnya kedua bagian akan merundingkan hasil analisa tersebut untuk dicari keputusan yang sesuai.
Dari contoh diatas dapat ditemukan 2 aspek yang berhubungan dengan sistem bisnis modern yaitu :
1. Pentingnya komunikasi antar departemen/subsystem yang mengarah untuk tercapainya suatu keputusan.
2. Peranan SIA dalam menghasilkan informasi yang dapat membantu departemen lainnya untuk mengambil keputusan.
Informasi Akuntansi yang dihasilkan oleh SIA dibedakan menjadi 2, yaitu :
- informasi akuntansi keuangan, Informasi yang berbentuk laporan keuangan yang ditujukan kepada pihak extern.
- Informasi Akuntansi Manajemen, informasi yang berguna bagi manajemen dalam pengambilan keputusan.
Didalam Akuntansi Manajemen terdapat dua komponen yang digunakan bagi perencanaan dan pengendalian perusahaan, yaitu :
1. Sistem Akuntansi Biaya
2. Sistem Budgeting
Sistem Akuntansi Biaya
à Digunakan untuk membantu manajemen dalam perencanaan dan pengawasan dari aktivitas pengadaan, proses distribusi dan penjualan
Budgeting
à adalah proyeksi keuangan perusahaan untuk masa depan yang bermanfaat untuk menolong manajer dalam perencanaan dan pengawasan
Unsur-unsur yang dapat mempengaruhi penerapan SIA dalam perusahaan :
1. Analisa Perilaku
2. Metode kuantitatif
3. Komputer
Analisa Perilaku
Setiap sistem yang tertuangkan dalam kertas tidak akan efektif dalam penerapannya kecuali seorang akuntan dapat mengetahui kebutuhan akan orang-orang yang terlibat dalam sistem tersebut.
Akuntan tidak harus menjadi seorang psikolog, tapi cukup untuk mengerti bagaimana memotivasi orang-orang untuk mengarah kepada kinerja perusahaan yang positif.
Selain itu juga seorang akuntan harus menyadari bahwa setiap orang mempunyai persepsi yang berbeda-beda dalam menerima suatu informasi, sehingga informasi yang akan diberikan dapat didesain dan dikomunikasikan sesuai dengan perilaku (behavior) para pengambil keputusan.
Metode Kuantitatif
Dalam menyusun informasi, seorang akuntan harus menggunakan metode ini untuk meningkatkan efektifitas dan nilai dari informasi tersebut.
Komputer
Pada beberapa perusahaan, komputer telah digunakan untuk menggantikan pekerjaan rutin seorang akuntan, sehingga memberikan waktu yang lebih banyak kepada akuntan untuk dapat terlibat dalam proses pengambilan keputusan.
Cara Kerja
Untuk memahami bagaimana SIA bekerja, perlu untuk menjawab beberapa pertanyaan sebagai berikut :
1. Bagaimana mengoleksi data yang berkaitan dengan aktivitas dan transaksi organisasi?
2. Bagaimana mentransformasi data kedalam informasi sehingga manajemen dapat menggunakan untuk menjalankan organisasi?
3. Bagaimana menjamin ketersediaan, keandalan, keakuratan informasi ?
Manfaat
Sebuah SIA menambah nilai dengan cara:
1. Menyediakan informasi yang akurat dan tepat waktu sehingga dapat melakukan aktivitas utama pada value chain secara efektif dan efisien.
2. Meningkatkan kualitas dan mengurangi biaya produk dan jasa yang dihasilkan
3. Meningkatkan efisiensi
4. Meningkatkan kemampuan dalam pengambilan keputusan
5. Meningkatkan sharing knowledge
6. Menambah efisiensi kerja pada bagian keuangan
SISTEM
* Sekelompok elemen-elemen yang terintegrasi dengan maksud yang sama untuk mencapai suatu tujuan.
Elemen sistem :
Tidak semua sistem memiliki kombinasi elemen yang sama, tapi suatu susunan dasar adalah :Input, Transformasi, Output, Mekanisme Kontrol, Tujuan.
Jenis Sistem :
Sistem Lingkaran Terbuka à sistem yang tidak mempunyai elemen mekanisme kontrol, dan tujuan.
Sistem Lingkaran Tertutup à sistem yang disertai oleh adanya elemen mekanisme kontrol dan tujuan.
Sifat Sistem :
1. Sistem terbuka : Sistem yang dihubungkan dengan lingkungannya melalui arus sumberdaya.
2. Sistem Tertutup : Sistem yang sama sekali tidak berhubungan dengan lingkungannya.
Sistem Fisik : sistem yang terdiri dari sejumlah sumber daya fisik
Sistem Konseptual : sistem yang menggunakan sumberdaya konseptual (data dan informasi) untuk mewakili suatu sistem fisik.
Evolusi Sistem Informasi Berbasis Komputer
Fokus Awal Pada Data
Pada awal abad ke 20 pemakaian komputer terbatas hanya untuk aplikasi akuntansi dan digunakan nama EDP yang merupakan aplikasi sistem informasi yang paling dasar dalam setiap perusahaan. Sekarang kita menggunakan istilah SIA untuk menggantikan EDP.
Fokus Baru Pada Informasi
Konsep penggunaan komputer untuk mendukung sistem informasi manajemen mulai diperkenalkan pada tahun 1964 oleh para pembuat komputer. Konsep SIM menyadari bahwa aplikasi komputer harus diterapkan untuk tujuan utama menghasilkan informasi manajemen.
Fokus Revisi Pada Pendukung Keputusan
Sementara SIM terus berkembang dalam menghadapi kelemahan-kelemahannya, muncul pendekatan baru dengan nama DSS, yaitu sistem penghasil informasi yang ditujukan pada suatu masalah tertentu yang harus dipecahkan oleh manajer.
Fokus Sekarang Pada Komunikasi
Penerapan OA (Office Automation) untuk memudahkan komunikasi dan peningkatan produktivitas diantara para manajer dan pekerja kantor lainnya melalui penggunaan alat-alat elektronik.
Fokus Potensial Pada Konsultasi
Saat ini sedang berlangsung gerakan untuk menerapkan Kecerdasan Buatan (AI) bagi masalah-masalah bisnis. Ide dasar dari AI adalah bahwa komputer dapat diprogram untuk melaksanakan sebagian penalaran logis yang sama seperti manusia.
Definisi SIA :
Suatu komponen organisasi yang mengumpulkan, mengklasifikasikan, mengolah, menganalisa dan mengkomunikasikan informasi finansial dan pengambilan keputusan yang relevan bagi pihak luar perusahaan dan pihak ekstern.
Karakteristik SIA yang membedakannya dengan subsistem CBIS lainnya :
1. SIA melakasanakan tugas yang diperlukan
2. Berpegang pada prosedur yang relatif standar
3. Menangani data rinci
4. Berfokus historis
5. Menyediakan informasi pemecahan minimal
Perbedaan SIA dan SIM :
* SIA mengumpulkan mengklasifikasikan, memproses, menganalisa dan mengkomunikasikan informasi keuangan sedang
* SIM mengumpulkan mengklasifikasikan, memproses, menganalisa dan mengkomunikasikan semua tipe informasi
2 komponen SIA
- Spesialis Informasi
- Akuntan
Contoh SIA sebagai pusat informasi perusahaan :
Bagian pemasaran mempertimbangkan untuk memperkenalkan jenis produk baru dalam jajaran produksi perusahaan, untuk itu bagian tersebut meminta laporan analisa perkiraan keuntungan yang dapat diperoleh dari usulan produk baru tersebut
Bagian SIA memproyeksikan perkiraan biaya dan perkiraan pendapatan yang berhubungan dengan produk tersebut, kemudian data yang diperoleh diproses oleh EDP. Setelah diproses hasilnya dikembalikan ke bagian SIA untuk kemudian diberikan ke bagian pemasaran.
Selanjutnya kedua bagian akan merundingkan hasil analisa tersebut untuk dicari keputusan yang sesuai.
Dari contoh diatas dapat ditemukan 2 aspek yang berhubungan dengan sistem bisnis modern yaitu :
1. Pentingnya komunikasi antar departemen/subsystem yang mengarah untuk tercapainya suatu keputusan.
2. Peranan SIA dalam menghasilkan informasi yang dapat membantu departemen lainnya untuk mengambil keputusan.
Informasi Akuntansi yang dihasilkan oleh SIA dibedakan menjadi 2, yaitu :
- informasi akuntansi keuangan, Informasi yang berbentuk laporan keuangan yang ditujukan kepada pihak extern.
- Informasi Akuntansi Manajemen, informasi yang berguna bagi manajemen dalam pengambilan keputusan.
Didalam Akuntansi Manajemen terdapat dua komponen yang digunakan bagi perencanaan dan pengendalian perusahaan, yaitu :
1. Sistem Akuntansi Biaya
2. Sistem Budgeting
Sistem Akuntansi Biaya
à Digunakan untuk membantu manajemen dalam perencanaan dan pengawasan dari aktivitas pengadaan, proses distribusi dan penjualan
Budgeting
à adalah proyeksi keuangan perusahaan untuk masa depan yang bermanfaat untuk menolong manajer dalam perencanaan dan pengawasan
Unsur-unsur yang dapat mempengaruhi penerapan SIA dalam perusahaan :
1. Analisa Perilaku
2. Metode kuantitatif
3. Komputer
Analisa Perilaku
Setiap sistem yang tertuangkan dalam kertas tidak akan efektif dalam penerapannya kecuali seorang akuntan dapat mengetahui kebutuhan akan orang-orang yang terlibat dalam sistem tersebut.
Akuntan tidak harus menjadi seorang psikolog, tapi cukup untuk mengerti bagaimana memotivasi orang-orang untuk mengarah kepada kinerja perusahaan yang positif.
Selain itu juga seorang akuntan harus menyadari bahwa setiap orang mempunyai persepsi yang berbeda-beda dalam menerima suatu informasi, sehingga informasi yang akan diberikan dapat didesain dan dikomunikasikan sesuai dengan perilaku (behavior) para pengambil keputusan.
Metode Kuantitatif
Dalam menyusun informasi, seorang akuntan harus menggunakan metode ini untuk meningkatkan efektifitas dan nilai dari informasi tersebut.
Komputer
Pada beberapa perusahaan, komputer telah digunakan untuk menggantikan pekerjaan rutin seorang akuntan, sehingga memberikan waktu yang lebih banyak kepada akuntan untuk dapat terlibat dalam proses pengambilan keputusan.
Cara Kerja
Untuk memahami bagaimana SIA bekerja, perlu untuk menjawab beberapa pertanyaan sebagai berikut :
1. Bagaimana mengoleksi data yang berkaitan dengan aktivitas dan transaksi organisasi?
2. Bagaimana mentransformasi data kedalam informasi sehingga manajemen dapat menggunakan untuk menjalankan organisasi?
3. Bagaimana menjamin ketersediaan, keandalan, keakuratan informasi ?
Manfaat
Sebuah SIA menambah nilai dengan cara:
1. Menyediakan informasi yang akurat dan tepat waktu sehingga dapat melakukan aktivitas utama pada value chain secara efektif dan efisien.
2. Meningkatkan kualitas dan mengurangi biaya produk dan jasa yang dihasilkan
3. Meningkatkan efisiensi
4. Meningkatkan kemampuan dalam pengambilan keputusan
5. Meningkatkan sharing knowledge
6. Menambah efisiensi kerja pada bagian keuangan
Evolusi Sistem Informasi Berbasis Komputer
A. Fokus awal pada data
Selama paruh pertama abad 20, perusahaan pada umumnya mengabaikan kebutuha n informasi para manajer. Pada fase ini penggunaan komputer hanya terbatas pada aplikasi akuntansi.
Nama aplikasi akuntasnsi berbasis komputer pada awalnya adalah pengolahan data elektronik (EDP) kemudian berubah menjadi Data prosesing (DP) dan Sistem Informasi Akuntansi (SIA) .
B. Fokus baru pada informasi
Tahun 1964 diperkenalkan satu generasi baru alat penghitung yang mempengaruhi cara penggunaan komputer. Konsep penggunaan komputer sebagai SIM dipromosikan oleh pembuat komputer untuk mendukung peralatan baru tsb. Konsep SIM menyadari bahwa aplikasi komputer harus diterapkan untuk tujuan utama menghasilkan informasi manajemen. Konsep ini segera diterima oleh perusahaan besar.
C. Fokus revisi pada pendukung keputusan.
Sistem pendukung keputusan (Decision support system)
= sistem penghasil informasi yang ditujukan pada suatu masalah tertentu yang harus dipecahkan oleh manajer dan keputusan yang harus dibuat manajer.
Manajer tsb. Berada di bagian manapun dalam organisasi pada tingkat manapun dan dalam area bisnis apapun. DSS dimaksudkan untuk mendukung kerja satu manajer secara khusus.
Spesifikasi DSS :
1.Berfokus pada proses keputusan daripada proses transaksi
2.Dirancang dengan mudah, sederhana, dapat diterapkan dengan cepat dan mudah diubah.
3.Dirancang dan dioperasikan oleh manajer
4.Mampu memberikan informasi yang berguna bagi analisis kegiatan manajerial.
5.Berkaitan dengan hanya bagian kecil dari masalah besar
6.Memiliki logika yang serupa dengan cara manajer menganilis situasi yang sama.
7.Memiliki basis data berisi informasi yang disarikan dari file dan informasi lain organisasi yang berasal dari lingkungan eksternal.
8.Memungkinkan manajer untuk menguji hasil yang mungkin dari serangkaian alternatif.
D. Fokus pada Komunikasi
Pada waktu DSS berkembang , perhatian juga difokuskan pada otomatisasi kantor (office automation/OA) OA memudahkan komunikasi dan meningkatkan produktivitas diantara para manajer dan pekerja kantor melalui penggunaan alat elektronik.
OA telah berkembang meliputi beragam aplikasi seperti konferensi jarak jauh, voice mail, e-mail, electronik calendaring, facsimile transmission.
E. Fokus potensial pada konsultasi
Komputer dapat diprogram untuk melaksanakan sebagian penalaran logis yang sama seperti manusia, suatu aplikasi yang dinamakan kecerdasan buatan (artificial intelligence).
Selama paruh pertama abad 20, perusahaan pada umumnya mengabaikan kebutuha n informasi para manajer. Pada fase ini penggunaan komputer hanya terbatas pada aplikasi akuntansi.
Nama aplikasi akuntasnsi berbasis komputer pada awalnya adalah pengolahan data elektronik (EDP) kemudian berubah menjadi Data prosesing (DP) dan Sistem Informasi Akuntansi (SIA) .
B. Fokus baru pada informasi
Tahun 1964 diperkenalkan satu generasi baru alat penghitung yang mempengaruhi cara penggunaan komputer. Konsep penggunaan komputer sebagai SIM dipromosikan oleh pembuat komputer untuk mendukung peralatan baru tsb. Konsep SIM menyadari bahwa aplikasi komputer harus diterapkan untuk tujuan utama menghasilkan informasi manajemen. Konsep ini segera diterima oleh perusahaan besar.
C. Fokus revisi pada pendukung keputusan.
Sistem pendukung keputusan (Decision support system)
= sistem penghasil informasi yang ditujukan pada suatu masalah tertentu yang harus dipecahkan oleh manajer dan keputusan yang harus dibuat manajer.
Manajer tsb. Berada di bagian manapun dalam organisasi pada tingkat manapun dan dalam area bisnis apapun. DSS dimaksudkan untuk mendukung kerja satu manajer secara khusus.
Spesifikasi DSS :
1.Berfokus pada proses keputusan daripada proses transaksi
2.Dirancang dengan mudah, sederhana, dapat diterapkan dengan cepat dan mudah diubah.
3.Dirancang dan dioperasikan oleh manajer
4.Mampu memberikan informasi yang berguna bagi analisis kegiatan manajerial.
5.Berkaitan dengan hanya bagian kecil dari masalah besar
6.Memiliki logika yang serupa dengan cara manajer menganilis situasi yang sama.
7.Memiliki basis data berisi informasi yang disarikan dari file dan informasi lain organisasi yang berasal dari lingkungan eksternal.
8.Memungkinkan manajer untuk menguji hasil yang mungkin dari serangkaian alternatif.
D. Fokus pada Komunikasi
Pada waktu DSS berkembang , perhatian juga difokuskan pada otomatisasi kantor (office automation/OA) OA memudahkan komunikasi dan meningkatkan produktivitas diantara para manajer dan pekerja kantor melalui penggunaan alat elektronik.
OA telah berkembang meliputi beragam aplikasi seperti konferensi jarak jauh, voice mail, e-mail, electronik calendaring, facsimile transmission.
E. Fokus potensial pada konsultasi
Komputer dapat diprogram untuk melaksanakan sebagian penalaran logis yang sama seperti manusia, suatu aplikasi yang dinamakan kecerdasan buatan (artificial intelligence).
Langganan:
Postingan (Atom)